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最新前臺(tái)文員的工作內(nèi)容 前臺(tái)文員工作心得(4篇)

格式:DOC 上傳日期:2023-01-12 05:14:47
最新前臺(tái)文員的工作內(nèi)容 前臺(tái)文員工作心得(4篇)
時(shí)間:2023-01-12 05:14:47     小編:zdfb

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前臺(tái)文員的工作內(nèi)容 前臺(tái)文員工作心得篇一

1、電話轉(zhuǎn)接,、來(lái)訪人員接待倒水、引導(dǎo)等

2,、打印各種會(huì)議,、培訓(xùn)通知/簽到表格,及時(shí)通知到每個(gè)參會(huì)人 員并在表格上簽字

3、每天檢查考勤,,整理每月考勤表,計(jì)算加班,、調(diào)休,、請(qǐng)假等 情況,并于每月 10 號(hào)時(shí)報(bào)給工資核算員

4,、會(huì)議室的書(shū)籍報(bào)刊整理,、每月各種快遞單據(jù)統(tǒng)計(jì),、報(bào)銷等

5、日常辦公文具的訂購(gòu)發(fā)放登記,、報(bào)銷,、做各部門領(lǐng)用費(fèi)用分 攤給財(cái)務(wù)、電腦耗材維修的聯(lián)系等

6,、出差人員的票務(wù)訂購(gòu),、酒店餐飲的電話預(yù)訂

7、負(fù)責(zé)辦公樓大廳的衛(wèi)生檢查工作,,提醒物業(yè)人員及時(shí)清掃,,當(dāng)客戶或者外來(lái)人員離開(kāi)接待區(qū)域應(yīng)立即協(xié)助物業(yè)人員清 理接待現(xiàn)場(chǎng)。負(fù)責(zé)各樓層清潔用品的統(tǒng)計(jì),,發(fā)放,。

8、負(fù)責(zé)行政部的文檔整理,、復(fù)印等工作,,并及時(shí)完成行政部經(jīng) 理交辦的工作

9、接收公司的所有傳真,,并及時(shí)將傳真件分別發(fā)送到各相關(guān)部 門負(fù)責(zé)人或員工的 oa 郵箱中,,每月 1 號(hào)前將上月的所有傳 真件打包發(fā)給總經(jīng)理、常務(wù)副總經(jīng)理閱,。

10,、展示廳的鑰匙保管、實(shí)物建賬及保管,、人員進(jìn)出管理等,。10

11、每月 7 號(hào)以后到聯(lián)通營(yíng)業(yè)廳打印員工電話發(fā)票等

12,、負(fù)責(zé)《車輛使用記錄表》中起,、止碼的核對(duì)等 12

前臺(tái)文員的工作內(nèi)容 前臺(tái)文員工作心得篇二

廣州市軒轅網(wǎng)絡(luò)科技有限公司人力資源與行政部?jī)?nèi)部流程

行政工作指導(dǎo)書(shū)

目錄

1、前臺(tái)工作流程..............12,、執(zhí)行行政管理制度..........23,、文檔管理...........24、辦公用品管理..............35,、飲用水管理................36,、辦公設(shè)備管理..............47、辦公室日常事務(wù)管理...............48,、員工活動(dòng)組織..............59,、其它工作...........5一、前臺(tái)工作流程

1.電話轉(zhuǎn)接:接聽(tīng)來(lái)電(您好!軒轅)—詢問(wèn)找訪誰(shuí)—轉(zhuǎn)給相應(yīng)的人(icm-分

機(jī)號(hào)-trfr,。當(dāng)來(lái)電要找的人不在公司時(shí),,需要將來(lái)電人的聯(lián)系方式記

錄在《來(lái)電登記表》中,,并盡快通知相關(guān)人員回復(fù)。

2.電話廣播功能操作:拿起話柄按icm—按“8”“0”—廣播內(nèi)容

3.來(lái)賓接待:帶來(lái)賓進(jìn)等候室并詢問(wèn)拜訪誰(shuí)---通知相關(guān)人員接待(對(duì)于

一些與公司確實(shí)沒(méi)有業(yè)務(wù)來(lái)往或公司不想見(jiàn)的人員來(lái)訪,,應(yīng)盡量打發(fā)

他們,。)

4.重要來(lái)賓接待:根據(jù)來(lái)賓人數(shù)準(zhǔn)備相應(yīng)的飲料(目前公司供應(yīng)的是小

瓶礦泉水)、水果洗好擺好,,歡迎牌放于公司大門位置(大廈大堂是否

需要放歡迎牌須根據(jù)實(shí)際來(lái)決定),。

5.來(lái)文(傳真件)登記:在《傳真簽收表》進(jìn)行登記---通知相關(guān)人員---

簽收

6.收件郵寄:投寄人填寫(xiě)好快遞單,將投寄物包裝好,,聯(lián)系速遞公司在每天兩個(gè)時(shí)間點(diǎn):(10:30),、(17:00)到公司收件。公司現(xiàn)使用的速

遞公司是順豐快遞,,月結(jié)號(hào):02011540825,。電話:4008111111)

二、執(zhí)行行政管理制度

1.根據(jù)平時(shí)的觀察,,對(duì)于執(zhí)行得不好的制度加于強(qiáng)調(diào),。

2.每月初對(duì)上月執(zhí)行制度的情況進(jìn)行總結(jié),總結(jié)中反映發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及對(duì)問(wèn)

題進(jìn)行分析,。

3.每天檢查員工的考勤狀況:每天早上上班后,,打開(kāi)考勤軟件,檢查員工

是否準(zhǔn)時(shí)打卡上班,,對(duì)于無(wú)考勤記錄的人員,,查問(wèn)去處,記錄于《出勤

登記表》中,,在09:00前提交給主管審閱,。

4.每月4號(hào)下班前統(tǒng)計(jì)公司全體員工的出勤記錄:遲到、休假,、出差,、加

班,統(tǒng)計(jì)好后,,制度成電子版提交給行政總監(jiān)及抄送一份給財(cái)務(wù)總監(jiān),。

三、文檔管理

1.文檔管理:一般文檔一年一存檔(一年一獨(dú)立文件盒),,重要文件如租賃

合同等則隨時(shí)存檔(同一文件盒可以使用多年),,文件盒貼好標(biāo)識(shí),方便

查找,。建立《文件借閱一覽表》,,對(duì)于重要的文件借閱應(yīng)登記借閱表中,以保障重要文件的安全,。

2.保管公司證書(shū)原件:1)iso質(zhì)量體系認(rèn)證證書(shū)(中英),;2)高級(jí)項(xiàng)目經(jīng)

理證書(shū);3)項(xiàng)目經(jīng)理證書(shū),;4)華為網(wǎng)絡(luò)工程師認(rèn)證證書(shū),;5)itil認(rèn)

證證書(shū)。

四,、辦公用品管理

1.采購(gòu)申請(qǐng),,完成辦公用品,辦公設(shè)備消耗的采購(gòu)工作,,并對(duì)采購(gòu),、使用

進(jìn)行登記:辦公用品采購(gòu):找固定的供應(yīng)商,價(jià)格和服務(wù)都對(duì)公司比較

有利,。

2.辦公用品領(lǐng)用:?jiǎn)T工可以領(lǐng)用辦公用品:

1)計(jì)算器一個(gè)(一般業(yè)務(wù)才用)

2)名片本一個(gè)(一般業(yè)務(wù)才用)

3)筆一支

4)筆記本一本

5)鉛筆一支

6)膠水一瓶

7)告示貼一本

以上標(biāo)準(zhǔn)隨員工在公司服務(wù)時(shí)間可重復(fù)領(lǐng)用(計(jì)算器和名片本除外),。

3.檢查辦公用品庫(kù)存—領(lǐng)用登記—拿領(lǐng)用品

4.員工領(lǐng)用后在“領(lǐng)用登記簿”上登記并簽字。

五,、飲用水管理

1.飲用水的選用:水質(zhì)保證可以通過(guò)其營(yíng)業(yè)執(zhí)照,、水質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告等資料來(lái)確診。對(duì)于剛開(kāi)始合作的公司,,第一次試用不應(yīng)簽太多數(shù)量,,經(jīng)過(guò)使用后,在質(zhì)量,、服務(wù)及價(jià)格方面覺(jué)得都不錯(cuò)了,,再簽一定的數(shù)量。即使已建立了誠(chéng)信的合作了,,在合同簽定后,,也不能一 次把所有水票購(gòu)買,應(yīng)分期購(gòu)買,,用完一批再買下一批,。

2.飲用水訂購(gòu):聯(lián)系供水公司---(訂水)報(bào)客戶編號(hào)---報(bào)需要的數(shù)量---水到登記或付水票,現(xiàn)公司的飲水公司是景田飲用水,,卡號(hào):j52413,。

六、辦公設(shè)備管理

1.新購(gòu)設(shè)備管理:對(duì)購(gòu)買的新設(shè)備進(jìn)行貼標(biāo)并編號(hào)---錄入《設(shè)備檔案》,。

2.員工領(lǐng)用,、借用、調(diào)用設(shè)備:在洽談室拿相應(yīng)的表格填好后,,呈部門經(jīng)理,、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,領(lǐng)用,、借用,、調(diào)用設(shè)備。單據(jù)在財(cái)務(wù)做好賬后,,在行政部保管,,行政部根據(jù)員工領(lǐng)和的設(shè)備,錄入《員工領(lǐng)用設(shè)備一覽表》中,。

3.員工領(lǐng)用貴重設(shè)備---筆記本電腦,,需與其簽定《設(shè)備領(lǐng)用責(zé)任協(xié)議書(shū)》。

4.設(shè)備歸還:?jiǎn)T工離職時(shí)或在職工領(lǐng)用新設(shè)備前,,填寫(xiě)設(shè)備歸還單,,表示設(shè)備的使用權(quán)力及保管義務(wù)交還給公司。

5.設(shè)備報(bào)修:報(bào)修人填寫(xiě)《設(shè)備報(bào)修單》,,呈行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后,,報(bào)修設(shè)備交由公司網(wǎng)管或技術(shù)人員檢查故障是否需要維修,檢查人簽名確認(rèn)后,,交由行政部聯(lián)系維修點(diǎn),,當(dāng)維修費(fèi)用超過(guò)500元時(shí),須呈總經(jīng)理批準(zhǔn),。

6.打印機(jī)管理:公司打印機(jī)的耗材用品及配件維護(hù)由廣州市凱祺辦公設(shè)備公司統(tǒng)一管理,,管理費(fèi)以每次加碳粉來(lái)計(jì)算:hp1320:135元/次(加碳粉一次打印2000-2500張),hp2015:135元/次(加碳粉一次打印2000-2500張),。管理費(fèi)每季度或每半年結(jié)算,,7.復(fù)印機(jī)管理:復(fù)印機(jī)日常維護(hù)由廣州金穗隆公司管理,維護(hù)費(fèi)450元/元,,如無(wú)特殊故障,,日常維護(hù)每月上門一次。復(fù)印機(jī)碳粉也由金穗隆公司供應(yīng): 250元/瓶,,一般每瓶碳粉可以復(fù)印6000-8000張,。

七、辦公室日常事務(wù)管理

1.辦公室綠化:綠化:尋找合適的租賃公司,租賃一定量的擺物在公司適當(dāng)位置擺放,起點(diǎn)綴作用?,F(xiàn)綠化月結(jié)是200元/月。

2.辦公室衛(wèi)生:辦公室日常衛(wèi)生找專人負(fù)責(zé),,辦公桌及垃圾每天一次,吸塵每周一,、三,、五,,電話半個(gè)月消毒一次,玻璃一個(gè)月清洗一次,。保潔費(fèi)450元/月,。

3.名片印刷:?jiǎn)T工詳細(xì)填寫(xiě)《名片印刷申請(qǐng)單》,交由上級(jí)主管審批后,,交到行政部,,行政部再安排印刷,。名片印刷20元/盒,。

4.協(xié)助出差人員進(jìn)行訂票,出差人與上級(jí)主管定好交通工具后,,協(xié)助其訂相應(yīng)的票,。

八、員工活動(dòng)組織

1.公司組織活動(dòng),、聯(lián)歡:在網(wǎng)上尋找相關(guān)資料----找到聯(lián)系方式----知會(huì)上級(jí)主管,。

2.根據(jù)公司的會(huì)議時(shí)間安排(一般是每年的4月和10月),完成對(duì)會(huì)議場(chǎng)所的訂制,,以及會(huì)議所需的所有資料,。

3.市外會(huì)議:應(yīng)選交通便利、最好在公司附近的會(huì)場(chǎng),,會(huì)場(chǎng)環(huán)境好,、空氣流通好、設(shè)施好,。

4.市外會(huì)議:一般由旅行社找會(huì)場(chǎng),,因?yàn)椴荒艿浆F(xiàn)場(chǎng)察看,所以應(yīng)對(duì)會(huì)議室要標(biāo)跟旅行社說(shuō)清楚,,必要時(shí)將這些要求寫(xiě)進(jìn)合同中,。

5.會(huì)議室布置:講臺(tái)應(yīng)是國(guó)際會(huì)議講臺(tái)(即

臺(tái)面只能放一臺(tái)筆記本電腦寬站立的講臺(tái)),麥克風(fēng)與音響很重要,,一定要在會(huì)前試好,,不管會(huì)場(chǎng)是否提供投影儀,都要把公司的投影儀拿到會(huì)場(chǎng)備用,,會(huì)場(chǎng)座位只擺參加會(huì)議人數(shù)的座位,,這樣可以避免大家不愿往前坐的現(xiàn)象。

6.如果會(huì)上陳統(tǒng)董事長(zhǎng)需要發(fā)言,,應(yīng)將會(huì)議時(shí)間在原基本上增多半小時(shí)的時(shí)間安排,。

九、其他工作

1.企業(yè)港澳商務(wù)報(bào)備證年審:根據(jù)上一年證書(shū)的有效期限提前一個(gè)月在廣州市金盾網(wǎng)上進(jìn)行年審,。須上傳到網(wǎng)上的材料:

1)下載《往來(lái)港澳商務(wù)備案申請(qǐng)表》,,并填寫(xiě)所需信息:如企業(yè)負(fù)責(zé)人

簽名和公司公章樣式等;

2)公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本。

需要采集的數(shù)據(jù):上一地稅,、國(guó)稅總納稅額(應(yīng)提前讓財(cái)務(wù)開(kāi)好納

稅證明)網(wǎng)上申請(qǐng)成功后,,一周內(nèi)將過(guò)期的報(bào)備證寄往廣州市出入培管理處。

年審時(shí)間:10個(gè)工作日

2.陳統(tǒng)等港澳通告證簽注,,須備的證件:

1)身份證原件及復(fù)印件

2)戶口本原件及復(fù)印件(非廣州市戶口提供暫住證原件及復(fù)印件)

3)公司報(bào)備證原件及復(fù)印件(商務(wù)),;

4)大一寸藍(lán)底照片1張;

5)通行證(正本),;

6)單位派遣函,;

7)填申請(qǐng)表;

廣州市戶口如代辦,,需提供:辦證人身份證及復(fù)印件,,非廣州市戶口需本人前往辦理。

簽注時(shí)間:10個(gè)工作日(非廣州市戶口需20個(gè)工作日)

前臺(tái)文員的工作內(nèi)容 前臺(tái)文員工作心得篇三

工作展望

即將過(guò)去的2012年是充實(shí)忙碌而又快樂(lè)的一年,。在這歲末年初之際,,回首過(guò)去,展望未來(lái),!前臺(tái)文員是我人生中的第一份工作,,雖然來(lái)公司只有短短半個(gè)月的時(shí)間,但是在部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心及同事的幫助下,,我的工作得到了不少的進(jìn)步,,也學(xué)習(xí)到了很多東西。針對(duì)最近半個(gè)月工作之中出現(xiàn)的各種失誤,,我應(yīng)該好好的反省一下自己,。這些失誤都是由于我的粗心造成的,因此在以后的工作之中我會(huì)時(shí)提醒自己,,仔細(xì)仔細(xì)再仔細(xì),!

前臺(tái)是展示公司的形象、服務(wù)的起點(diǎn),。對(duì)于客戶來(lái)說(shuō),,前臺(tái)是他們接觸我們公司的第一步,因此前臺(tái)的工作是非常重要的,。所以前臺(tái)在一定程度上代表了公司的形象,。同時(shí),公司對(duì)客戶的服務(wù),,從前臺(tái)迎客開(kāi)始,,好的開(kāi)始是成功的一半。有了對(duì)其重要性的認(rèn)識(shí),,所以我一定要認(rèn)真做好本職工作,。

一,,努力提高服務(wù)質(zhì)量。認(rèn)真接聽(tīng)每一個(gè)電話,,并且熟記每個(gè)部門的分機(jī)號(hào),,嚴(yán)格接照公司的指引給予電話轉(zhuǎn)接同時(shí)做好保密工作??蛻魠⒂^時(shí)我將時(shí)刻注重保持良好的服務(wù)態(tài)度,,將熱情的接待。在合適的環(huán)境下向客戶宣傳公司文化,,巧妙回答客戶提出的問(wèn)題,。做到笑臉相迎、耐心細(xì)致,、溫馨提示等,。在業(yè)余時(shí)間我將加強(qiáng)學(xué)習(xí)一些關(guān)于電話技巧和禮儀知識(shí)。不斷的為自己充電,,以適應(yīng)公司的快速發(fā)展。

二,,注意前臺(tái)的衛(wèi)生和形象,,按時(shí)提醒衛(wèi)生人員打掃,清潔,。對(duì)自己責(zé)任范圍內(nèi)的茶水間隨時(shí)保持室內(nèi)的潔清,,每月最少消毒一次。按時(shí)更換打印機(jī)的硒鼓和維護(hù)前臺(tái)的辦公用品,。

三,,考勤管理是企業(yè)管理的基礎(chǔ),客觀,、公正的考勤,,能為薪酬制度、獎(jiǎng)罰制度的實(shí)施提供可靠的依據(jù),,對(duì)調(diào)動(dòng)員工工作的積極性具有重要的意義,。而考勤管理制度是公司為嚴(yán)格勞動(dòng)紀(jì)律,形成良好工作作風(fēng),,在日??记诠芾碇杏姓驴裳贫āR虼艘獓?yán)格的遵守,,才能使日常的考勤管理更加順暢,,減少問(wèn)題的發(fā)生,從而改善目前考勤中存在的種種不足,。

目前考勤存在的問(wèn)題:①在日常使用過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)死機(jī),、指紋無(wú)法識(shí)別等現(xiàn)象,,致使部分員工長(zhǎng)期借此為由不進(jìn)行指紋考勤,②導(dǎo)致部分員工之間的指紋記錄錯(cuò)亂,,考勤數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確,,影響正常考勤的記錄,;

希望相關(guān)部門考查目前市場(chǎng)上指紋考勤機(jī)的價(jià)格及性能,,更換新的指紋考勤機(jī),保障考勤設(shè)備的正常使用,。

四,,以大局為重,不計(jì)較個(gè)人得失,。不管是工作時(shí)間還是休假時(shí)間,,如果公司有臨時(shí)任務(wù)分配,我將服從安排,,積極去配合,,不找理由推脫。作為京信的一員,,我將奉獻(xiàn)自己的一份力量為公司效命,。平時(shí)積極參加公司組織的活動(dòng),加強(qiáng)同事之間的感情和部門之間的溝通,。并且多了解公司的基本情況和經(jīng)營(yíng)內(nèi)容,。為了往后能更好的工作不斷的打下基礎(chǔ)。

雖然前臺(tái)的工作有時(shí)是比較的瑣碎,,但大小事都是要認(rèn)真才能做好,。所以我都會(huì)用心的去做每一件事。感謝部門領(lǐng)導(dǎo)的教誨和公司給予我的機(jī)會(huì),,在以后的日子里我將加強(qiáng)學(xué)習(xí),,努力工作!

前臺(tái)文員的工作內(nèi)容 前臺(tái)文員工作心得篇四

做好前臺(tái)文員的工作技巧方法

雖然前臺(tái)文員是一個(gè)最基礎(chǔ)的行政職位,,看起來(lái)是很簡(jiǎn)單的工作,,真正要把它做好,還是有很多值得注意和學(xué)習(xí)的地方

1,、接聽(tīng)電話

大部分公司的前臺(tái)會(huì)兼任總機(jī)接線員一職,,每天從各個(gè)地方打來(lái)的電話需要轉(zhuǎn)往不同的部門和人員,對(duì)于電話信息甄別的能力是有要求的,,要想做好接聽(tīng)電話準(zhǔn)確無(wú)誤,,下面的小經(jīng)驗(yàn)值得借鑒:

1)通過(guò)來(lái)電顯示辨別是公司內(nèi)部業(yè)務(wù)電話還是外電,以便及時(shí)應(yīng)對(duì),。

2)學(xué)會(huì)識(shí)別來(lái)電者的聲音,,公司領(lǐng)導(dǎo)以及經(jīng)常電話溝通的同事們的聲音要在短時(shí)間內(nèi)都熟悉才好,。

3)學(xué)會(huì)篩選信息。現(xiàn)在營(yíng)銷無(wú)處不在,,很多推銷的電話打來(lái),,無(wú)意中浪費(fèi)了公司的電話資源,這一類的電話要學(xué)會(huì)快速處理掉,,而不要太過(guò)耐心謙和,,而應(yīng)果斷處理掉,當(dāng)然,,必要的禮貌還是不要忽視的哦,。

4)養(yǎng)成隨時(shí)記錄的習(xí)慣??捎玫男畔⒂浵聛?lái),,以備日后用。

2,、文件存檔

文件存檔看起來(lái)很簡(jiǎn)單,,但是真要對(duì)所有的文件都了如指掌,除了存檔時(shí)遵照一定的原則(或按時(shí)間順序,、或按文件性質(zhì),、或按部門分類以及其它存檔原則),閑暇時(shí)勤于查閱是很有用的,,因?yàn)檫@會(huì)加深你對(duì)文件的印象,在急需查找某些文件時(shí),,你能憑借記憶迅速地查找到,。

3、接待來(lái)訪

前臺(tái)每天會(huì)接待不同的客人,,一個(gè)客人進(jìn)來(lái),,首先通過(guò)衣著判斷其身份,常見(jiàn)的上門推銷人員手里會(huì)背著公文包,,拿著產(chǎn)品宣傳資料或產(chǎn)品實(shí)物等,,而且說(shuō)話謙恭。

在不能判斷對(duì)方身份的情況下,,應(yīng)禮貌地詢問(wèn)對(duì)方:“ 您好,,請(qǐng)問(wèn)您有什么事?”而不是毫不客氣地來(lái)一句:“你是什么人,?”或“你是干什么的,?”如果對(duì)方是公司

領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)約客人,這樣的問(wèn)話方式會(huì)讓對(duì)方很不愉快,,所以,,當(dāng)知道對(duì)方是來(lái)找某部門某人時(shí),,首先要問(wèn)清楚對(duì)方是否有預(yù)約,再電話與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或人員聯(lián)系,,是否予以引見(jiàn),。如是臨時(shí)來(lái)訪,遇領(lǐng)導(dǎo)不在或不方便接待客人,,可請(qǐng)對(duì)方留下聯(lián)系方式以及來(lái)訪事項(xiàng),,做好記錄,再轉(zhuǎn)達(dá)給相關(guān)人員,。

4,、著裝

前臺(tái)是一家公司的形象窗口,前臺(tái)文員在接待來(lái)電來(lái)訪時(shí),,發(fā)自內(nèi)心的微笑表情會(huì)為你的接待形象加不少分,,大方和職業(yè)化的著裝會(huì)讓你從服裝中感覺(jué)到自己是一名職場(chǎng)人,在工作中能潛意識(shí)地幫你豎立職業(yè)化作風(fēng),。

5,、茶水添加

來(lái)訪客人如果在領(lǐng)導(dǎo)辦公室呆的時(shí)間超過(guò)十五分鐘以上,就應(yīng)該另準(zhǔn)備一壺茶水端進(jìn)去,,方便客人續(xù)杯,。

6、環(huán)境清潔,。

除了每天上班時(shí)必做的日常清潔,,來(lái)訪客人離開(kāi)后,接待區(qū)可能雜亂不堪,,紙杯,、報(bào)紙、面紙,、煙頭等要及時(shí)清理掉,,以保持環(huán)境潔凈。

另外保持比較好的工作熱情和職業(yè)形象也很重要,

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