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會議籌備方案 會議的籌備程序篇一

二、 會議地點：二樓辦公室

三,、 參會人員：張經(jīng)理,、王經(jīng)理、朱適,、段玉紅,、張帥、李

琴,、邱偉恒,、劉珍娣、譚玲,。

四,、 會議主持：張經(jīng)理、王經(jīng)理

五,、 會前準備工作：

1、 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的會議要求,，確定出會議議題,。

2、 利用電話,、郵件等通訊工具通知參會人員參會時間,，地會議流程策劃方案點，同時告知參會人員會議的名稱及內(nèi)容，以便參會人員整理好相關(guān)資料,，做好充足的準備工作,。

3、 組織各參會人員按時到場,，明確自己所在職位的工作職責(zé)范圍,。

4,、 制作出會議的各項日程,，編排好會議的相關(guān)程序，制定出一系列的注意事項,，根據(jù)這些注意事項作出相對應(yīng)的應(yīng)急方案。

5,、 會場的布置要充分反映會議主旨,，簡明扼要,，突出重點,。

(1) 會場要懸掛橫幅,，橫幅上的字要直擊中心議題,。

(2) 會場要安放一臺投影儀，以便更好的反映出會議的核心問題,，同時用數(shù)據(jù)的形式更能直觀展現(xiàn)出該問題的實質(zhì),，有針對性的想出一整套的解決方案來解決目前存在的問題。

(3) 確定好明確的會場區(qū)域后,，再對會議桌的擺放形式進行調(diào)整,。

(4) 會場還要對主席臺位置做一個明確的設(shè)定，在設(shè)定好位置后,，落實主席臺的領(lǐng)導(dǎo)人,，再進行一一安排座次,，并告知參會人員所在座次的編號,，根據(jù)編號設(shè)置發(fā)言席，再設(shè)定的發(fā)言席上擺放席簽,、話筒,，在開會前期要對話筒進行試音，確保話筒的音質(zhì),。

(5) 還要注意的是會場的環(huán)境對會議的開展也起著至關(guān)重要的作用,。會場的燈光照明設(shè)施,，通風(fēng)效果，錄音,、錄像的好壞直接決定了本次會議的成功與否,，因此要對這些設(shè)施設(shè)備進行細致的檢查。

(6) 為了讓會議的氣氛不會顯得那么緊張,，可以在會場內(nèi)擺放少量的花,，既緩減壓力，又烘托氣氛,。

6,、 后勤部門要對參會人員提供一些輔助性的幫助。比如：水,、食宿,、用車、醫(yī)療保健,、安全保衛(wèi)等,。

7、 開展此次會議還要考慮對會議做好會議發(fā)言,、投票,、發(fā)獎、集體照相等一系列的準備工作,，以確保會議不會因為某些環(huán)節(jié)而影響會議的正常舉行,。

8、 把所有會前準備工作做好后再對其進行重新檢查一遍,，最后向領(lǐng)導(dǎo)匯報工作,。

六、 會中的服務(wù)與組織

1,、 工作人員要提前1小時到會場,，仔細檢查會場前期的準備情況，確保沒有遺漏的環(huán)節(jié),。

2,、 完善簽到工作，準確了解參會人員的到場情況,，尤其是主席臺領(lǐng)導(dǎo)人及發(fā)言人是否到齊,，對還沒有到的參會人員進行二次通知，詢問原因,，對已到場的參會人員發(fā)礦泉水,，并進行材料的分發(fā)工作。

3、 按照原計劃的編排方式讓參會人員從前往后依次就座,。

4,、 后勤部門維持好會場秩序，參會人員提前5分鐘進會場就座,，與會議無關(guān)的人員及時離開會場,，并關(guān)閉會場大門，在開會期間手機調(diào)成震動或靜音,，不準擅自離開會場,，不準接電話，保持會場的安靜,。

5,、 行政人員在開會期間要做好會議記錄，寫好會議簡報,。

6,、 為了弘揚公司文化，在開會過程中安排專門人員進行現(xiàn)場拍照,，會后可將這些圖片放至網(wǎng)上,，做后期公司文化的宣傳，同時為了加深參會人員之間的友誼,，對參會人員組織照相,。

7、 行政接待人員為參會人員提前預(yù)定返程車票,、火車票,、飛機票等。

七,、 會后會場的收尾工作

1,、 會議結(jié)束后,，檢查所帶工作資料和物品(包括會簽)是否全部帶齊,。

2、 根據(jù)參會人員離開的時間,，安排工作人員對參會人員進行護送,。

3、 回公司后及時對此次會議做好文件的清退,、收集和歸檔等工作,。

4、 為了讓此次會議開展的更有意義,，可以安排新聞媒體對此次會議進行全方位的報道,。

會議籌備方案 會議的籌備程序篇二

一、會議前準備工作

1、會前所需準備的文件：,、會議議程,、桌簽、座次表,、餐卷,、代表證、會議橫幅(一般由會議承辦賓館制作),、會議背景ppt,、房間號碼表、會務(wù)資料領(lǐng)取表,、會議資料,、報到處。各文件具體形式如附件,。

2,、會前準備工作流程

2.1、會議的計劃：

(1)確定會議的目的,，試圖達到的效果,，會議預(yù)期取得的成果等。

(2)確定會議的名稱,，初步擬訂出席對象,、主持人、規(guī)模,、規(guī)格,、召開時間、需用時間,、地點,、議程等。

(3)決定會議的工作人員和服務(wù)人員,，必要時成立籌備組,、臨時秘書處或籌備委員會。

2.2,、 確定會議日程,。編排會議日程表，并與會前發(fā)給各參會人員,。會議流程策劃方案(1)議程表,。

將會議議題按照內(nèi)在聯(lián)系、主次和先后排列次序,，編排議程,，印成文字,，即議程表，會前發(fā)給與會人員,。

(2)日程表與作息時間表,。

會期超過一天的會議，還應(yīng)訂出日程表和作息時間表,。

2.3,、 會議成本預(yù)算。

會議的成本=場地租借費+文件資料費+交通費+食宿費+活動費+服務(wù)人員的工資+咨詢勞務(wù)費,。

2.4,、 準備會議資料。

(1)開幕詞,、工作報告,、發(fā)言稿等

(2)會議所用的技術(shù)性、程序性文書材料,，如：會議通知,、會議議程表、日程表,、作息時間表,、與會人員名單、通訊錄,、分組名單,、住房安排表、工作人員名單,、車輛調(diào)度表等,。

2.5、 發(fā)送會議通知及接受回執(zhí),。

(1)會議通知：本單位的小型會議,，可采用口頭、電話,、書面通知等方式通知,。外單位或跨地區(qū)的會議必須寄送書面通知，邀請性會議則可寄送請柬或邀請信,。

會議通知可采用郵寄(包括電子郵件),、傳真,、專人送達等方式,，對重要的邀請對象可用發(fā)送書面通知或邀請柬，再加電話征詢,、確定的雙重方式,。

(2)回執(zhí)：為準確統(tǒng)計與會人數(shù),，做好相應(yīng)準備，通知時應(yīng)提前7天以上并附回執(zhí),。

回執(zhí)的通知應(yīng)計算郵途的來回時間,，受邀請者考慮和準備時間，相應(yīng)提前發(fā)送,，但又不可提前過多,，以免對方遺忘。

2.6,、 會場布置,，會場根據(jù)與會人數(shù)選擇適當場所，具體要求如下：

(1) 會場要整潔,、安靜,、明亮、通風(fēng),、安全,，大小應(yīng)與人數(shù)相適應(yīng)。按地區(qū),、系統(tǒng),、單位等分組，事先劃分席位,，擺放好桌簽,。

(2) 主席臺席位。

第一排的正中為首席.其次是左位,，再次為右位-先左后右,，左高右低.前排為主。后排為次,，其他的依次類推,。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座,。

(3)會場設(shè)施,。

會場的所有設(shè)施必須在開會前準備齊全，如擴音,、錄音,、放音、唱片,，錄像,、攝影、投影儀,、放映機,、燈光照明,、風(fēng)扇或空調(diào)、記錄紙,、文具,、茶具，等等,。儀器,、設(shè)備等應(yīng)事先反復(fù)檢查、調(diào)試(如擴音器的音量大小),，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯,。

2.7、 其他準備

會期較長的會議應(yīng)準備與會人員的就餐,、住宿,。會場外應(yīng)有醫(yī)護人員值班。同時應(yīng)準備接送車輛,。會議要通過新聞媒介傳播的應(yīng)準備宣傳提綱,。重要會議應(yīng)有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀,、考察,、游覽等活動，或贈送資料,、紀念品等,，必須提前做好準備。

二,、會議期間工作

1,、會議期間需準備的文件：、,。

2,、會議期間的工作流程

2.1、 在機場,、碼頭,、車站等處，派專人,、專車分批分時段按要求接站,。

2.2、 做好來客接待工作,，確認和分發(fā)房間,，確認重要與會人員用房及整理記錄有關(guān)信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務(wù)工作,。確認用餐時間,、菜單、標準,、形式,、酒水及主次桌和其他相關(guān)安排等工作。

2.3,、 會場桌椅擺設(shè)確認：燈光/音響/麥克風(fēng)/銀幕/講臺/幻燈機/投影機一一檢視無誤,。檢查會議所需資料是否完備。

2.4,、 會議現(xiàn)場：專人負責(zé)參會人員的引領(lǐng),，簽到，分發(fā)會議資料,。

2.5,、專人負責(zé)會場的協(xié)調(diào)事務(wù)工作(包括投影儀的準備、飲水的準備,、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等),。

2.6、 確認并保障會議期間會場防盜,、消防等安全工作,、參會代表的人、財,、物等安全工作,。

2.7、 協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排,。

2.8,、會議接待人員應(yīng)全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系,，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決,。

三、會議后續(xù)工作

1,、會議后需準備的文件：參會人員通訊錄,、簡報、會議總結(jié),、會議證明,、會議紀要、新聞稿,、返程票登記表,。

2、會議后的工作流程

2.1,、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄,。會議記錄應(yīng)準確,。會議中所形成的決策要突出承擔(dān)行動的責(zé)任人姓名、時間及標準,。表明下次會議的日期和時間,。

2.2、會議的總結(jié),、評估,、會議代表的意見反饋及處理工作。

2.3,、會議資料,、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿,、新聞報道資料的匯總,，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。

2.4,、代辦與會人員返程及他程的交通票務(wù)及其他委托代辦服務(wù),。

2.5、歡送代表工作,。

2.6,、會議費用的結(jié)算工作。

四,、人員職責(zé)

1,、會務(wù)負責(zé)人

1) 聯(lián)絡(luò)協(xié)調(diào)

—對內(nèi)負責(zé)與所領(lǐng)導(dǎo)及各科室負責(zé)人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表,，確保會議順利完成;

—對外負責(zé)與各參會領(lǐng)導(dǎo)及參會人員之間的聯(lián)絡(luò),，確認人員名單及行程安排;

—協(xié)調(diào)會務(wù)工作人員的活動。

2) 制定會議方案并實施

—負責(zé)擬定和調(diào)整會議方案,，會議組織程序,，并上報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核; —負責(zé)協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認工作安排和進程,。

3) 會場及住宿安排

—負責(zé)會議酒店(場地)接洽,、預(yù)訂及協(xié)議簽訂;

—負責(zé)會議期間與會人員的食宿等問題的安排。

4) 負責(zé)審核會議對外的文本資料內(nèi)容及相關(guān)合作協(xié)議

—各類資料內(nèi)容的確認審核;

—確定印刷地點;

—會場布置的審核,。

5) 制定可行性預(yù)算

6) 同會議發(fā)言人及各位貴賓聯(lián)系

2,、 會務(wù)助理

1) 各類文本的起草、修改,，資料的編排,、制作

—根據(jù)會議的要求，負責(zé)會議通知書的設(shè)計、制作及印刷;

—負責(zé)會場背景效果圖的設(shè)計與制作;

—代表證,、餐券的設(shè)計與制作,。

2) 負責(zé)重要人員的聯(lián)絡(luò)事宜

—負責(zé)重要人員的行程安排的聯(lián)系、確認;

—負責(zé)重要人員的機(車)票的預(yù)訂;

—負責(zé)重要人員的專人接,、送及陪同安排;

—負責(zé)重要人員在會議期間的用車安排,。

3) 負責(zé)與會代表聯(lián)絡(luò)事宜

—負責(zé)會議通知書的寄發(fā)及確認回執(zhí)工作;

—負責(zé)會務(wù)資料的收集、確認并輸入數(shù)據(jù)庫;

—如會議信息有變,，負責(zé)與與會代表聯(lián)系,，及時告知,。

4) 負責(zé)會場的管理工作

—負責(zé)會場及儀器設(shè)備的管理;

—提前做好儀器設(shè)備的調(diào)試工作;

—負責(zé)會場影像/通訊的管理(計算機,、ppt資料收集匯總、同傳設(shè)備等); —確保會議期間演講嘉賓ppt的收集,、正常播放及保密工作,。

5) 負責(zé)交通管理及安全措施

—負責(zé)用車計劃;

—負責(zé)確定車輛行走路線和確保路線的暢通及用車安全。

6) 負責(zé)會場安全保障工作

—負責(zé)對可能存在和未知的安全隱患進行檢查并制定解決方案

7) 會務(wù)帳務(wù)管理

—會前負責(zé)制定收入,、支出預(yù)算表

—會后負責(zé)制作收入,、支出明細表

—負責(zé)會務(wù)費用分配方案的制定、上報及落實

3,、 應(yīng)急人員

1) 負責(zé)資料袋或者禮品袋物品的裝放與分發(fā),。

2) 負責(zé)參會人員的引領(lǐng)、接待,。

3)負責(zé)就餐秩序的控制,。

4)負責(zé)會中其他應(yīng)急工作。

會議籌備方案 會議的籌備程序篇三

一,， 明確會議主題

會議主題要明確,，經(jīng)銷商會議的目的就是為了訂貨，因此,，會議的主題沒有必要取名為假意的“某某經(jīng)銷商交流會,，某某廠商聯(lián)誼會”等，而應(yīng)該直奔主題,，作“某某區(qū)域某某品牌訂貨會”讓所有經(jīng)銷商明白廠商召開此次會議的目的就是為了訂貨,，避免讓經(jīng)銷商沒有訂貨的心理準備，從而使雙方均不滿意,。

二,， 充實會議內(nèi)容

1， 會議內(nèi)容要有教育性

現(xiàn)今很多品牌的訂貨會已經(jīng)流于俗套,，找些客戶過來聽廠商人員進行宣讀公司的那些基本情況,，然后就吃飯喝酒，讓公司業(yè)務(wù)人員和經(jīng)銷商在酒桌上“酒量即銷量”然后就是再進行其它活動，以此來拉攏經(jīng)銷商訂貨,。會后,，公司算帳，利潤不能支撐費用,，代理商愁眉苦臉,，以后說到經(jīng)銷商會議就是害怕，經(jīng)銷商對代理商的經(jīng)銷商會議也不再感興趣,，因為召開一個訂貨會除了拿錢去吃喝去訂貨外,，沒有其它實際的意義，并且也和代理商一樣,，看不到利益,，學(xué)不到東西。因此我認為,，在召開訂貨會的會議內(nèi)容除了向經(jīng)銷商宣傳品牌后,，可以更多去選擇提高經(jīng)銷商經(jīng)營管理水平，幫助分析行業(yè)發(fā)展趨勢,，指導(dǎo)經(jīng)銷商做出更好的促銷方案,，言傳身教如何向消費推廣本品牌產(chǎn)品，并幫助分析竟品的優(yōu)缺點等等會議題材作為會議的主題,。相信,，經(jīng)銷商會對以上題材更有興趣。

2,， 會議主持人要專業(yè),。

專業(yè)的會議主持人會讓會場的氣氛輕松，明快,，同時也可以讓經(jīng)銷商加強公司的專業(yè)形象和隆重態(tài)度,。

3， 會議時間經(jīng)銷商會議策劃方案經(jīng)銷商會議的時間段：產(chǎn)品銷售旺季前和產(chǎn)品銷售旺季后,。

會議的時間不能太長也不能太短,，應(yīng)堅持以四個小時為基本原則。 第一個小時重點突出宣傳公司品牌和產(chǎn)品的賣點,。第二個小時應(yīng)該請公司經(jīng)理級人物做會議主題的報告發(fā)言,，同時公布當次會議的突發(fā)性政策。第三個小時應(yīng)該以文藝性的節(jié)目或者以活躍現(xiàn)場氣氛為主,。第四個小時,，以參觀會場展覽產(chǎn)品并現(xiàn)場訂貨。

三,， 增強會議效果

會前工作主要為：

(1)確定訂貨會的邀請對象,，細節(jié)之處是尤其要抓住在訂貨會中起決定作用的人員。

(2)確定訂貨會的主推品項：做為企業(yè)產(chǎn)品品項往往不是單一的，因而采取哪款產(chǎn)品作為主推品種,，就要對市場進行充分摸底,，找出機會點最大的產(chǎn)品，如針對德賽目前的產(chǎn)品中,，就要突出差異化產(chǎn)品ds-001學(xué)習(xí)dvd,，充分突出它的賣點。細節(jié)之處是要避免主推的品項過全或促銷推廣產(chǎn)品無重點,。

(3)制訂主推品項的訂貨政策：即對主推品項產(chǎn)品采取什么樣的促銷政策才能合適,，才能起到擴大訂貨量的目的，促銷政策不到位也會影響訂貨會效果,，細節(jié)在于訂貨政策的制定,。

(4)確定訂貨會的主題：銷售產(chǎn)品需要一個理由，開訂貨會同樣也需要一個由頭,，確定一個主題,。否則平白無的搞促銷開訂貨會會讓客戶產(chǎn)生防范心理,。

(5)做好訂貨會前造勢和客戶摸底,，一方面事前造勢讓客戶有正確認識和心理和準備，同時通過市場情況摸底圈定核心客戶,，是訂貨會有的放矢,。

(6)做好場地的選擇：主要根據(jù)邀請的人數(shù)，規(guī)模,，選定訂貨會會址,，對場地的選擇要求，要做到交通便利,，易于尋找這一點,。

(7)做好時間安排和訂貨資料的準備，根據(jù)邀請對象發(fā)邀請函,，注明訂貨會時間地點,，同時也可將產(chǎn)品資料，價格表和促銷活動通知送達知客戶手中,。

(8布置好會場,。定貨會會場布置要突出訂貨會主題

會中的工作主要為：

通過在訂貨會會中制造輕松寬松的氣氛，一方面可以讓客戶積極參與其中,，調(diào)動客戶訂貨的積極性,，同時可以消除客戶的防范心理，感染其它客戶

會后的工作主要為：

訂貨會開完后,，只是訂貨會成功的一半,，如何落實是訂貨會最終成功與否的重中之重，因而訂貨會后一方面要將貨及時送達訂貨客戶的手中，另一方面要做好電話的及時跟蹤與走訪追蹤,，收取保證金,，確保真正達成意向

訂貨會開完要善于總結(jié)

現(xiàn)在很多企業(yè)，談到訂貨會基本上不談“訂貨后”,，訂完了,，似乎已經(jīng)結(jié)束了，資金也來了,。訂貨會還有很多工作要做,。今年的訂貨會要跟去年的訂貨會比較，數(shù)字是否有增加,，生產(chǎn)能力是否能跟上,，貼牌加工的廠家是否進一步去落實，這些都是亟待解決的,。

四,， 召開訂貨會的細節(jié)問題

1， 精心設(shè)計定貨會的政策

2,，會前開票和會中開票相結(jié)合

3,，找一個好的會議主持人

4，專車接送鄉(xiāng)鎮(zhèn)大戶經(jīng)銷商

5,，一定要設(shè)置抽獎和禮品環(huán)節(jié)

6,，設(shè)置餐桌就餐人員姓名