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工程檔案管理制度細(xì)則篇一

第一章總則

1．技術(shù)檔案管理制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》制定,。

2．技術(shù)檔案是在生產(chǎn),、建設(shè)、科研活動中形成的,、具有保存價值的,、并按歸檔制度保存起來的科技文件材料。主要形式有圖紙,、圖表,、文字、聲像等,。主要種類有生產(chǎn)、基建,、地測,、設(shè)備、安全,、選煤,、能源、環(huán)保等,。

3．技術(shù)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分,，技術(shù)檔案是企業(yè)的寶貴材富，各單位要對技術(shù)文件的整理和歸檔工作高度重視,。

4．技術(shù)檔案管理工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),，由總工程師直接領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)檔案管理工作，堅持集中統(tǒng)一和分級管理相結(jié)合的原則,，維護(hù)檔案的完整與安全,，任何個人不得將企業(yè)技術(shù)檔案據(jù)為己有。

5．技術(shù)檔案管理人員必須由熱心檔案事業(yè),，由具有較好檔案管理基礎(chǔ)的工程技術(shù)人員擔(dān)任,。

第二章技術(shù)資料的形成和歸檔

1．生產(chǎn)活動中形成的各種材料，由項目負(fù)責(zé)人作好日常積累,、整理和歸檔工作,。

2．歸檔材料必須真實、完整,、系統(tǒng),。

3．歸檔材料必須符合國家規(guī)定的文件格式的有關(guān)要求，書寫工整,，適宜長期保存,。

4．歸檔時間：生產(chǎn)技術(shù)文件材料，次年一季度歸檔；科技文件材料,，成果鑒定后一個月內(nèi)歸檔,；基建文件材料竣工驗收前歸檔，底圖兩個月內(nèi)修改歸檔,，設(shè)備儀器文件材料試車合格后歸檔,；外購設(shè)備技術(shù)資料，開箱時立即歸檔,；委托外單位設(shè)計的成套圖紙資料,，進(jìn)礦時首先歸檔一套。

5．歸檔份數(shù)：一般檔案歸檔兩份,；重要檔案歸檔三份,；需要向上級檔案館移交的檔案歸檔三份；聲像資料全部歸檔,。

6．,，地測科、技術(shù)科,、機(jī)電科,、安監(jiān)處分專業(yè)設(shè)立技術(shù)檔案室，生產(chǎn)中正在使用的技術(shù)檔案分別存放在各生產(chǎn)科室檔案室,，在項目竣工后,，及時將技術(shù)檔案移交礦檔案室。

第三章分類目錄與檢索

1．技術(shù)檔案的分類要遵循文件材料的自然形成規(guī)律,，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,，以及便于保管、查詢,、利用的原則,。

2．技術(shù)檔案分類編號嚴(yán)格《企業(yè)檔案分類編號辦法》執(zhí)行。

3．各類技術(shù)檔案要根據(jù)實際需要編制檔案檢索工具,，并逐步采用現(xiàn)代化技術(shù),，應(yīng)用計算機(jī)存貯和檢索檔案。

第四章日常管理與借閱

1．接收技術(shù)檔案必須認(rèn)真驗收,，確保技術(shù)檔案的成套性和完整性,，并辦理交接手續(xù)。

2．存放技術(shù)檔案必須有專用柜,，排架一律從左到右,，從上到下。

3．借閱技術(shù)檔案必須嚴(yán)格辦理借閱手續(xù),。

4．職工調(diào)離本礦必須歸檔所借技術(shù)檔案,，經(jīng)檔案管理部門蓋章后,，方可辦理離礦手續(xù)。

5．藍(lán)圖按四號圖大小,，琴式折疊裝盒存放,。

6．底圖一律不得外借，并嚴(yán)格保持與藍(lán)圖的一致性,。

7．每年對所存技術(shù)檔案進(jìn)行一次全面檢查,，做到帳物相符，對所有受損技術(shù)檔案及時進(jìn)行修補(bǔ),、復(fù)制,。

8．技術(shù)檔案庫房要具備良好的`衛(wèi)生環(huán)境，并做好防火,、防盜,、防潮、防塵,、防光,、防有害生物等的安全措施。

第五章保存期限與密級

1．保存期限：在生產(chǎn)建設(shè)和科研中需要長期利用的技術(shù)檔案,，列為永久保管（50年以上）,；較長時間需要查考利用的檔案,，列為

長期保管（16～50年）,；短時間內(nèi)需要查考利用的檔案，列為短期保管（15年以下）,。

2．技術(shù)檔案鑒定每3～5年進(jìn)行一次,。

3．技術(shù)檔案銷毀必須嚴(yán)格、慎重,。對通過鑒定無保存價值的技術(shù)檔案,，必須登記造冊，經(jīng)總工程師和主管礦長批準(zhǔn)后,，由保衛(wèi)科和檔案室共同監(jiān)督銷毀,。

4．檔案密級：技術(shù)檔案共分絕密、機(jī)密和秘密三級,，其確定標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按《科技保密條例》執(zhí)行,。絕密檔案不準(zhǔn)外借，經(jīng)主管礦長和總工程師簽字批準(zhǔn)可以在檔案室查閱,，如需摘錄,，必須登記；機(jī)密檔案經(jīng)總工程師批準(zhǔn)可以在檔案室查閱或借閱,；秘密檔案持本單位證明信可以到檔案室查閱或借閱,。

第六章技術(shù)檔案管理的法律責(zé)任

1．對于損壞,、丟失或擅自銷毀技術(shù)檔案，擅自提供,、抄錄,、公布技術(shù)檔案，涂改偽造技術(shù)檔案,，出賣技術(shù)檔案,，倒賣技術(shù)檔案或擅自把技術(shù)檔案賣給外國人，攜帶禁止出境的技術(shù)檔案及其復(fù)制品出境,，玩忽職守造成技術(shù)檔案損失的行為,，根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分，造成損失的,，責(zé)令賠償損失,，構(gòu)成犯罪的，追究其刑事責(zé)任,。

2．凡使用技術(shù)保密檔案者,，必須承擔(dān)保密義務(wù)，如果造成失密或泄密必須承擔(dān)法律責(zé)任,。

工程檔案管理制度細(xì)則篇二

1.1目的為便于電梯的維護(hù)保養(yǎng),，分析電梯故障原因，及時消除電梯事故隱患,，了解電梯日常管理的進(jìn)展情況,。

1.2范圍規(guī)定對電梯所涉有關(guān)資料存檔、保管,、借用等方面的要求,。

電梯安全管理人員負(fù)責(zé)電梯檔案的收集、管理工作,，單位檔案室負(fù)責(zé)電梯檔案的存檔,、保管工作。

3.1電梯技術(shù)檔案的種類:

a,、電梯隨機(jī)出廠文件（包括產(chǎn)品出廠合格證,、安裝使用維護(hù)保養(yǎng)說明書、電梯主要部件型式試驗報告書,、裝箱單,、機(jī)房井道布置圖、電氣原理圖接線圖,、電梯功能表,、主要部件安裝示意圖、易損件目錄）,；

b,、電梯開工申報單,；

c、電梯安裝施工記錄,；

d,、竣工驗收報告；

e,、特種設(shè)備檢驗檢測機(jī)構(gòu)電梯驗收報告和定期檢驗報告,；

f、日常檢查,、維護(hù)保養(yǎng)記錄,，大修、改造記錄及檢驗報告,；

g,、運(yùn)行情況記錄和交接班記錄；

h,、事故及故障記錄,；

i、電梯作業(yè)人員培訓(xùn)記錄,；

j,、同意注冊的登記表。

3.2電梯日常安全管理人員及檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真貫徹國家檔案工作的方針,、政策,，做好檔案、資料的接收,、登記,、整理,、保管,、借閱等事宜，為電梯的安全運(yùn)行提供準(zhǔn)確的信息資料,。

3.3電梯安全管理人員應(yīng)監(jiān)督電梯作業(yè)人員作好各種記錄,，及時將各種記錄移送檔案部門保管。

3.4電梯安全管理人員每月應(yīng)將各種記錄送交檔案管理部門保管,。

3.5有關(guān)人員部門需借用電梯資料的應(yīng)經(jīng)電梯安全管理人員同意簽署意見后向檔案管理部門借閱,，并按規(guī)定作好借閱登記手續(xù)，按時歸還借閱資料,。

3.6電梯的各種資料應(yīng)按年度由檔案管理部門裝訂成冊,。

3.7電梯相關(guān)資料的銷毀應(yīng)經(jīng)電梯安全管理人員的允許才可進(jìn)行。

工程檔案管理制度細(xì)則篇三

一,、目的

為規(guī)范公司的工程項目檔案管理,，防范與控制合同風(fēng)險,，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司的合法權(quán)益,，特制定本規(guī)定,。

二、工程項目檔案歸檔范圍

本規(guī)定所指工程項目檔案是指過去和現(xiàn)在,，公司在工程項目的開發(fā),、設(shè)計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件,、圖方案、軟件,、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文,，中標(biāo)通知書,，工程承包合同，合同附件,，勞務(wù)分包合同,，專業(yè)分包合同，采購合同,，工程預(yù)（結(jié)）算書,，工程設(shè)計圖紙,，工程施工圖紙,，往來公函,，傳真，會議記錄,，委托書,，開工報告,，請款報告，技術(shù)資料,，主要設(shè)備材料估檢報告,，施工記錄驗收報告，竣工報告等,。

三,、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

公司指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收,、收集、整理,、立卷,、保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：

1,、收集,、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料,；

2、檔案材料的保管和銷毀,；

3,、檔案材料的查借閱、催還,。

四、檔案的立卷,、收集、整理

1,、以工程項目為單位,，分別立卷，一項目一卷,。

2,、在工程項目的招投標(biāo)階段開始立卷，收集該項目有關(guān)資料歸檔管理,。

3,、各項目的職能人員應(yīng)將在工作過程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時移交歸檔,，移交檔案文件時,，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記（見附表一）。

4,、在檔案的首頁設(shè)卷內(nèi)文件目錄,，并填寫文件序號、編制單位,、名稱,、歸檔日期等信息（見附表二）。

5,、在檔案的次頁設(shè)“合同概要”,、“主要事件備要”，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價金,，對方單位,，聯(lián)系人，重要日期備忘,，應(yīng)收工程款記錄等,，該項工作由資料員負(fù)責(zé)，項目職能人員配合,。

五,、檔案的管理

1、對工程項目檔案系統(tǒng)排列編號,，確定保管期限,，編制檔案目錄（卡片）,，按一定次序排列和存放。

2,、每年對檔案進(jìn)行一次清理,。

3、清除不必要保存的材料,。

4,、對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,。

六,、檔案要求

1、文件必須為原件,、正文,，符合文件格式。

2,、必須齊全完整,，裝訂整齊，并適當(dāng)管理,。

3,、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

七,、檔案的保管

1,、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀,，防丟失,，保證檔案的安全。

2,、所有檔案應(yīng)專柜存放,，加鎖。

3,、所有檔案不得隨意查閱,、變訂，不得置于公共場所,。

4,、公司檔案保管期限分永久、長期,、短期三種,。介于兩種保管期限的，保管期限從長,。

八,、檔案的銷毀

1,、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的規(guī)定對檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案,，編制檔案銷毀清冊（見附表三）,。

2、檔案銷毀清冊經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn),，方能銷毀失效檔案,。

3、銷毀一般以焚燒,、粉碎的方式處理,，特殊銷毀方式另作說明。

4,、銷毀時要有二人以上監(jiān)銷,，并在檔案銷毀清冊上簽字。

5,、銷毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施,，防止檔案失密和泄密。

九,、檔案的查借閱

1,、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫好查閱申請單，由核準(zhǔn)人簽字同意,，方可查閱（見附表四）,。

2、確因工作需要外帶,，需辦理檔案外借手續(xù),，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出,，用畢即歸還,。

3、資料員對文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見附表五）,。

4,、借閱人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制,、調(diào)換,、涂改、污損,、劃線等等,，不能隨意亂放，以免遺失,。

5,、借出檔案材料,，因保管不慎丟失時，要及時追查,，并報告主管及時處理,。

6、外單位借閱檔案,，應(yīng)持有單位介紹信,，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室,。其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出,。

7、公司對調(diào)閱制度實行分級制度,，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級的評定,，分別給予“原件借閱”“復(fù)印件借閱”“局部復(fù)印件借閱”,。

十,、有下列行為者，視情節(jié)輕重,，給予違紀(jì)處分,，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損,、丟失或擅自銷毀檔案,。

2、擅自向外界提供,、抄摘檔案,。

3、涂改,、偽造檔案,。

4、對檔案沒有及時上報,、歸檔或管理不善,，而造成公司損失。

5,、未按手續(xù)借閱,、外帶及越級借閱。

二00九年九月十日

工程檔案管理制度細(xì)則篇四

1,、目的

規(guī)范圖紙資料收發(fā),、借閱、保管制度,。

2,、適用范圍

本程序適用于公司工程項目開發(fā)施工期間和竣工后的圖紙資料管理,。

3、引用文件

無

4,、定義

本程序所述“圖紙資料”是指工程項目開發(fā)施工期間的各類設(shè)計圖紙（含電子文件,、效果圖等）、設(shè)計變更通知及其它有關(guān)工程項目方面的文件資料,。

5,、職責(zé)

5.1行政部負(fù)責(zé)審批機(jī)密圖紙資料的借閱；

5.2工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)簽發(fā)施工圖及變更通知,，并對常規(guī)文件擬定發(fā)放清單,。

5.3工程部負(fù)責(zé)圖紙資料的收發(fā)、編號,、登記,、復(fù)印、蓋章,、歸檔保存和借閱管理,，并負(fù)責(zé)定期清理工程檔案，按要求及時移交公司總部檔案室存檔,。

6,、程序

6.1圖紙資料的發(fā)送、登記,、歸檔

6.1.1工程部調(diào)查地產(chǎn)窗口各部門所需圖紙資料的數(shù)量,，填寫《圖紙資料發(fā)放清單》，交工程部經(jīng)理審核簽字,。

6.1.2工程部將圖紙資料按審核后的《圖紙資料發(fā)放清單》及規(guī)定的《工程設(shè)計變更圖紙編號表》（由工程部人員制定）編號,、蓋出圖章、復(fù)印后發(fā)放,，同時填好《發(fā)文記錄表》,。

6.1.3凡是工程部發(fā)送的圖紙資料，必須留一份連同《圖紙資料發(fā)放清單》原件存檔,。

6.1.4工程部至少每六個月清理一次工程檔案,，對已竣工項目的工程檔案，填寫《文件移交單》)移交公司總部檔案室檔案員歸檔,。

6.1.5工程部在進(jìn)行圖紙資料管理時,，應(yīng)按工程所在區(qū)域分類，如“書香桃苑一期”,，再于同一地域的圖紙資料中按建筑,、結(jié)構(gòu)、電氣等專業(yè)分類集中保存。

6.1.6工程部對庫存的有關(guān)資料進(jìn)行編目,，填寫《工程資料一覽表》,，以便進(jìn)行統(tǒng)一的歸檔管理。

6.1.7工程部所存資料以簡單,、易查為原則進(jìn)行有關(guān)資料的標(biāo)識登錄,，以方便查詢資料達(dá)到快捷目的。 6.2圖紙資料密級的確定

6.2.1圖紙資料密級由工程部經(jīng)理確定,，并在《圖紙資料發(fā)放清單》中注明,。

6.2.2密級分機(jī)密和非機(jī)密兩類。

6.3圖紙資料的借閱

6.3.1相關(guān)部門借閱非機(jī)密圖紙資料時,，由工程部填寫《圖紙資料借閱登記表》,，并須由借閱人簽名。到期歸還時,，須簽名確認(rèn),。

6.3.2借閱時間超過三十天者，須由部門負(fù)責(zé)人在《圖紙資料借閱登記表》上簽署意見,，方可辦理借閱手續(xù),。

6.3.3機(jī)密資料通常不予借閱，如確因工作需要,，須由借閱人填寫《工作傳簽單》報主管副總經(jīng)理審批同意,，再按6.3.1～6.3.2辦理借閱手續(xù)。

7,、記錄

《圖紙發(fā)送登記表》、《發(fā)文記錄表》,、《文件移交單》,、《圖紙資料發(fā)放清單》、《工程資料一覽表》和《圖紙資料借閱登記表》由工程部資料員保存三年,。

工程檔案管理制度細(xì)則篇五

1,、嚴(yán)格執(zhí)行單位特種設(shè)備安全技術(shù)檔案管理制度，確保本單位使用設(shè)備安全技術(shù)檔案齊全完好,。

2,、特種設(shè)備技術(shù)檔案應(yīng)至少包括以下內(nèi)容:特種設(shè)備出廠時所附帶的有安全技術(shù)規(guī)范要求的設(shè)計文件、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明,、安裝及使用維修說明,、監(jiān)督檢驗證明等；特種設(shè)備運(yùn)行管理文件包括:注冊登記文件,、安裝監(jiān)督檢驗報告,、年度檢驗報告、日常運(yùn)行記錄,、故障排除及維修保養(yǎng)記錄等,。

3,、對特種設(shè)備管理部門加以指導(dǎo)，協(xié)助特種設(shè)備管理部門共同做好舊檔的組織工作,。辦理移交手續(xù),，雙方在移交清冊簽字。

4,、負(fù)責(zé)整理,、歸檔各部門移交檔案室的各類特種設(shè)備安全技術(shù)檔案。

5,、做好檔案借閱登記工作,，注明借閱檔案的名稱、密級,、借閱方式,、數(shù)量、期限,。

6,、為需要查閱利用檔案的各部門提供檔案原件查閱、復(fù)印工作,；提供文獻(xiàn)索引資料,。

7、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關(guān)法律法規(guī),，做好本本單位檔案統(tǒng)計工作,。

工程檔案管理制度細(xì)則篇六

1、主題內(nèi)容和適用范圍

本制度規(guī)定了設(shè)備技術(shù)檔案的管理要求,。

本制度適用于設(shè)備的技術(shù)檔案管理,。

2、工作內(nèi)容

2.1設(shè)備的技術(shù)文件

2.1.1設(shè)備的技術(shù)文件是指安裝,、使用說明書,、原圖、圖冊,、底圖等,。

2.1.2供應(yīng)部設(shè)備管理員參加設(shè)備牙箱，將上述技術(shù)文件驗收后立即歸檔,。

2.1.3設(shè)備管理員將技術(shù)文件按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理,、分類、排列,、編目,、編卷號等項工作。

2.2設(shè)備的單機(jī)檔案

2.2.1設(shè)備的單機(jī)檔案是指:

2.2.1.1設(shè)備投產(chǎn)前的:

a.制造廠出廠檢驗合格證書及其附件

b.出廠裝箱單

c.隨機(jī)附件及工具的清點(diǎn)移交清單

d.設(shè)備移交單薄

e.設(shè)備檔案理

2.2.1.2驗收投產(chǎn)后的:

a.計劃檢修記錄及驗收評價資料(包括太、項[中]修任務(wù)書和驗收資料〉

b.設(shè)備技術(shù)狀況普查資料

c.設(shè)備一級保養(yǎng)記錄及驗收單-

d.設(shè)備精度檢測記錄資料

e.設(shè)備事故報告單及分析處理資料

f.設(shè)備降級,、報廢鑒定書等

g.設(shè)備封存和啟用申請單

h.特種設(shè)備操作資格表

i.技術(shù)文件借用登記表

2.3設(shè)備(檔案〉的保管和借用

2.3.1設(shè)備檔案由設(shè)備管理員統(tǒng)一保管,。

2.3.2檔案中的技術(shù)資料由設(shè)備管理員復(fù)印一份，設(shè)備維修人員或設(shè)備操作人員需借閱資料時,，只準(zhǔn)借出復(fù)印件,，正本不得借閱。

2.3.3凡需借閱技術(shù)文件,，必須辦理借用登記手續(xù),。

2.3.4檔案窒必須加強(qiáng)防火、防盜,、防鼠,、防蟲、防潮等措施,，規(guī)定每季檢查一次,，確保檔案完好。

工程檔案管理制度細(xì)則篇七

第一條,、項目文件的整理

1,、建設(shè)項目所形成的全部項目文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并按檔案管理的要求,，由文件形成單位進(jìn)行整理,。

2、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項目的前期文件,、設(shè)備技術(shù)文件,、竣工試運(yùn)行文件及驗收文件，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)內(nèi)容分別按年度,、項目的單項或單位工程整理

3,、勘查、設(shè)計單位形成的基礎(chǔ)材料和項目設(shè)計文件,，應(yīng)按項目或?qū)I(yè)整理。

4,、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項工程的專業(yè),，階段整理；檢查驗收記錄,、質(zhì)量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理,。

5、設(shè)備,、技術(shù),、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理；現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖,、竣工圖,、設(shè)計變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件,，工程事故處理文件由施工單位整理,。

第二條、項目文件的組卷

1,、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué),，組卷合理,；法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求,。

2,、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置,、階段,、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷：項目竣工圖按建筑,、結(jié)構(gòu),、水電、暖通,、電梯,、消防、環(huán)保等順序組卷,；設(shè)備文件按專業(yè),、臺件等組卷；管理性文件按問題,、時間或項目依據(jù)性,、基礎(chǔ)性、竣工驗收文件組卷,；監(jiān)理文件按文種組卷,；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷,。

3,、案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件,。該卷保管期限從長,。

第三條,、案卷與卷內(nèi)文件的排列

1、管理性文件按問題,、時間或重要程度排列,。

2、施工文件按管理,、依據(jù),、建筑、安裝,、檢測試驗記錄,、評定、驗收排列,。

3,、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗收,、隨機(jī)圖樣,、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。

4,、竣工圖按專業(yè),、圖號排列。

5,、卷內(nèi)文件一般文字在前,，圖樣在后；譯文在前,，原文在后,；正件在前，附件在后,；印件在前,，定（草）稿在后。

第四條,、卷內(nèi)編目,，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度

第五條,、聲像材料整理

聲像材料整理時應(yīng)附文字說明,。對事由、時間,、地點(diǎn)、人物,、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄,。

第六條,、項目文件的歸檔

1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu),、各施工承包單位,、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項目完成后，將經(jīng)整理,，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,，向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

2,、根據(jù)基本建設(shè)程序和項目特點(diǎn),，歸檔可按階段分期進(jìn)行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔,。

3,、歸檔文件應(yīng)完整、成套,、系統(tǒng),。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項目的規(guī)劃、設(shè)計,、施工及竣工驗收的全過程,；真實記錄和準(zhǔn)確反應(yīng)項目建設(shè)過程和竣工的實際情況，圖物相符,，技術(shù)數(shù)據(jù)可靠,、簽字手續(xù)完備；文件質(zhì)量應(yīng)符合項目文件質(zhì)量要求的`規(guī)定,。

4,、勘查、設(shè)計,、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,，應(yīng)按國家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨(dú)立卷歸檔。

5,、外文資料應(yīng)將題名,、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人,、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔,。

第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集,，編制和整理后,，應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門,、監(jiān)理部門對文件的完整,、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會審,，經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。

第八條,、項目文件的歸檔時間

1,、除受委托進(jìn)行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應(yīng)在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設(shè)單位歸檔,；有尾工的應(yīng)在尾工完成后及時歸檔,。即：在其項目鑒定、竣工后或財務(wù)決算后三個月內(nèi)歸檔,，周期長的可分階段,、單項歸檔。

2,、外購設(shè)備儀器或引進(jìn)項目的文件材料在開箱設(shè)備驗收或接收后即時登記,，安裝調(diào)試后歸檔（任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級檔案室移交）。

3,、電子文件的邏輯歸檔實時進(jìn)行,，物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。

4,、磁帶,、照片及底片、膠片,、實物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后及時歸檔（一周內(nèi)）,。

5、下列文件材料應(yīng)隨時歸檔：

5.1,、變更,、修改、補(bǔ)充的文件材料,；

5.2,、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料,；

5.3,、礦產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料；

5.4,、其他臨時活動形成的文件材料,。