一,、檔案人員崗位責(zé)任制

1,、努力學(xué)習(xí)政治理論和專業(yè)知識(shí)，不斷提高業(yè)務(wù)技能和管理水平,。忠于職守,，遵守紀(jì)律，積極參加各級(jí)各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn),，并經(jīng)考核取得崗位資格證書,。

2、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》及其《實(shí)施辦法》和《湖北省檔案工作條例》,，貫徹執(zhí)行黨和國家及本系統(tǒng)（行業(yè)）有關(guān)檔案工作的法規(guī)和規(guī)章,，認(rèn)真履行本單位各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。對(duì)造成檔案損毀,、丟失,、泄密,、擅自復(fù)制等瀆職行為的，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,，并根據(jù)《檔案法》及有關(guān)規(guī)定,，追究當(dāng)事人和直接領(lǐng)導(dǎo)人的行政責(zé)任或刑事責(zé)任。

3,、熟悉本單位和本系統(tǒng)業(yè)務(wù)工作,，了解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法,、歸檔范圍和保管期限,。

4、切實(shí)做好檔案的收集,、分類,、整理、編目工作,，保證檔案的齊全完整,，提高案卷質(zhì)量，力爭達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化,、規(guī)范化的要求,，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

5,、同鑒定小組其他人員一同定期對(duì)室藏檔案進(jìn)行鑒定,，對(duì)已到保管期限的檔案資料認(rèn)真鑒定分析，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見,，造具銷毀清冊(cè),，寫出鑒定分析報(bào)告，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，和有關(guān)人員一起進(jìn)行認(rèn)真負(fù)責(zé)地銷毀,。

6、保持庫房的整潔衛(wèi)生,，檔案案卷排列有序,。認(rèn)真做好檔案“八防”工作，堅(jiān)持做好溫濕度記錄及濕度調(diào)控工作,。定期檢查檔案保管情況,，經(jīng)常核對(duì)檔案資料，做好記錄,，及時(shí)處理檔案保管,、保護(hù)方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命,。

7,、編制科學(xué)的檢索工具，全面熟悉室藏情況,，積極主動(dòng)地提供檔案資料,，做好咨詢服務(wù)工作和檔案利用工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,，堅(jiān)持做好查借閱登記和利用效果登記,，注意搜集利用效果和信息反饋，編制利用效果實(shí)例和檔案信息,。

8,、積極開發(fā)檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價(jià)值的檔案資料,，以滿足各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的需要。

9,、積極參加本單位組織的科研課題鑒定會(huì),、單位工程驗(yàn)收會(huì)、初步竣工驗(yàn)收會(huì),、竣工驗(yàn)收會(huì)等活動(dòng),，認(rèn)真接收上述活動(dòng)形成的應(yīng)該歸檔的文件材料，并整理歸檔,。

10,、做好檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳,，及時(shí),、準(zhǔn)確地向檔案管理部門填報(bào)機(jī)關(guān)檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他調(diào)查統(tǒng)計(jì)表。

11,、在做好單位內(nèi)部檔案管理的同時(shí),，還要對(duì)單位內(nèi)部各科室和所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),。

二,、檔案保管制度

1、收進(jìn),、移出檔案和資料,，必須認(rèn)真清點(diǎn)，嚴(yán)格履行交接手續(xù),。

2,、保管檔案和資料，必須使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的卷皮和卷盒，并排列有序,，便于查找,。

3、檔案資料庫房必須堅(jiān)固,，必須裝備鐵門,、鐵窗和其他防盜、防水,、防潮,、防霉、防蟲,、防塵,、防鼠、防太陽光直射,、防有害氣體等“十防”設(shè)施,。

4、隨著氣候變化,，做好庫房密閉,、通風(fēng)、溫濕度調(diào)節(jié),，并適時(shí)進(jìn)行除濕或除塵工作,，以防檔案霉變。

5,、檔案資料庫房必須與檔案工作人員的辦公室,、閱覽室分開，但要相對(duì)集中,，便于管理,。

6、庫房專管人員進(jìn)出庫房,，應(yīng)隨手關(guān)門上鎖,，非專管人員，不得隨意進(jìn)入庫房,。

7,、必須定期檢查、清點(diǎn)庫藏檔案和資料,。發(fā)現(xiàn)檔案霉?fàn)€,、褪變、破損或帳物不符時(shí),，必須及時(shí)追查,、處理和修復(fù),。因失職而損毀、丟失檔案資料者,，按檔案法規(guī)嚴(yán)肅處理,。

8、檔案管理人員工作變動(dòng)時(shí),，必須將所保管的檔案和資料清點(diǎn)移交,，否則不予辦理調(diào)離手續(xù)。

三,、檔案復(fù)制制度

1,、要遵循保密原則，凡涉及保密的檔案不得復(fù)制,。

2,、復(fù)制檔案中的內(nèi)容，須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)同意,，由檔案管理人員進(jìn)行復(fù)制,。

3、破損的檔案,，檔案員要及時(shí)修改和復(fù)制,。

4、對(duì)利用較多的檔案,，可復(fù)制數(shù)份,，以利用使用,，并保護(hù)原檔案,，減少檔案的磨損。

四,、檔案查借閱制度

1,、本著方便工作、滿足利用的原則,，檔案資料一般不予借出,，須在檔案室、閱文室內(nèi)查閱,。

2,、本處有關(guān)科室因工作需要須借閱檔案，原則上只能在閱文室內(nèi)查閱,，確實(shí)要借出的檔案,，必須經(jīng)分管處長簽批，方可辦理借閱手續(xù),，借閱時(shí)間一般不超過一周,。

3,、外單位來查找利用檔案者，一律憑單位介紹信,，經(jīng)本處領(lǐng)導(dǎo)簽字同意,，有關(guān)部門派人陪同，方可查閱,。

4,、借閱者不準(zhǔn)在檔案材料上劃杠,、打圈,、勾畫,，不準(zhǔn)涂改撕毀,，不準(zhǔn)將檔案材料帶回家或放在不安全的地方，更不準(zhǔn)將檔案保密內(nèi)容外泄。

5,、查閱檔案時(shí)，禁止吸煙,、喝水,、防止燒毀、水漬檔案,。

6,、借閱者歸還檔案時(shí),，應(yīng)填寫利用效果信息反饋,，認(rèn)真履行交接簽字手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有撕毀,、涂改和損壞現(xiàn)象,，按照檔案法規(guī)有關(guān)條款及追究責(zé)任。

五,、檔案庫房管理制度

為了加強(qiáng)檔案庫房管理,，做好檔案的保管和保護(hù)工作，確保檔案的完整與安全,，特制定本制度,。

1、保持庫房內(nèi)清潔衛(wèi)生,，整齊美觀,，堅(jiān)持不定期查庫，并認(rèn)真做好記載,。

2,、注意庫房安全。庫內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃,、易爆物品及雜物,。進(jìn)出庫房隨時(shí)關(guān)門上鎖,，不允許非庫房管理人員進(jìn)入庫內(nèi),。

3、定時(shí)測量記錄庫內(nèi)溫度,。要求庫內(nèi)溫度控制在14—24℃，相對(duì)濕度控制在45—60%范圍內(nèi),，并注意做好空調(diào)機(jī)和去濕機(jī)的定時(shí)開關(guān)工作,。

4、搞好庫內(nèi)防盜,、防火,、防塵、防潮,、防磁,、防高溫、防蟲,、防鼠,、防有害氣體等“十防”工作。

5,、遇有特殊情況,，及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和職能部門報(bào)告，保護(hù)現(xiàn)場不受破壞,。

六,、檔案立卷歸檔制度

1、歸檔范圍

凡是本單位在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有查考利用價(jià)值的各種門類,、各種載體的文件材料,、圖表、帳薄,、聲像,、照片、實(shí)物以及上級(jí)印發(fā)需要本單位長期執(zhí)行和落實(shí)的各項(xiàng)規(guī)定,、制度等均屬歸檔范圍,。

2、歸檔時(shí)間

（1）各項(xiàng)管理工作形成的文件材料,，各科室應(yīng)在工作完成后及時(shí)向綜合檔案室移交,。

（2）堤防建設(shè)工程在立項(xiàng)之初及竣工完成之間所形成的資料在第一時(shí)間移交給綜合檔案室。

（3）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案,，由財(cái)務(wù)科按照歸檔要求整理裝訂成冊(cè),，保管一年后移交給綜合檔案室。

3,、歸檔要求

（1）歸檔的文件材料一般一式一份,，本單位發(fā)文、基建項(xiàng)目檔案一式貳份,，堤防建設(shè)項(xiàng)目檔案按上級(jí)要求制定份數(shù),。

（2）自己撰寫的歸檔文字材料，必須用碳素墨水和黑墨水書寫，禁止圓珠筆,、復(fù)寫紙書寫,，粘貼裝訂要符合檔案技術(shù)保護(hù)要求,。

（3）歸檔的文件材料必須整齊,、清潔、字跡清楚,，便于利用,。

（4）歸檔的文件材料必須層次分明，符合形成規(guī)律,。

（5）歸檔的文件材料必須完整,、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的反映各職能部門在各項(xiàng)活動(dòng)中真實(shí)內(nèi)容的歷史過程,。

4,、歸檔手續(xù)

移交檔案時(shí)要認(rèn)真履行交接手續(xù)，填寫檔案移交登記表,，一式兩份,，經(jīng)清點(diǎn)無誤，雙方簽字后,，各自保管一份,，以備查找、負(fù)責(zé),。

七,、“三納入”、“四參加”制度

1,、將檔案工作納入到堤防處工作計(jì)劃,，領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程、崗位責(zé)任制中,。

2,、堤防處有關(guān)會(huì)議要有檔案部門或?qū)＃妫┞殭n案人員參加。

3,、工程項(xiàng)目建設(shè),、科研、設(shè)備安裝,、調(diào)試等業(yè)務(wù)活動(dòng)要有專（兼）職檔案人員參加,。

4、科技項(xiàng)目的鑒定,，有檔案專職人員參加,。

5、基建、設(shè)備,、科研成果驗(yàn)收活動(dòng)有檔案專職人員參加,。

檔案人員參加以上活動(dòng)中帶回的圖片資料，必須及時(shí)登記和整理,，分類立卷歸檔,，不得作為私有，一經(jīng)發(fā)現(xiàn),，從嚴(yán)處罰,。

八、檔案史料編研制度

1,、綜合檔案室是堤防處檔案史料的收集,、管理、開發(fā),、利用的職能部門,，編研工作是檔案室的一項(xiàng)重要工作職責(zé)。檔案人員應(yīng)根據(jù)堤防處歲修,、防汛,、堤防管理過程中形成的檔案史料，堅(jiān)持做到經(jīng)常不斷的搞好編研和開發(fā),，以滿足各方面利用檔案史料的需要,。

2、根據(jù)堤防處各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作需要,，檔案室按規(guī)定搞好檔案全宗介紹,、組織機(jī)構(gòu)沿革、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì),、專題文件匯編等必須編寫的檔案史料,。

3、深層次的編研工作,，可根據(jù)堤防處的特點(diǎn),，由檔案部門或組織專門寫作班子集中進(jìn)行編寫。

4,、編研的檔案史料,，只限堤防處內(nèi)部使用，不得對(duì)外借閱和向社會(huì)公布,。如確因工作需要,，外借或向社會(huì)公布檔案資料時(shí)，必須經(jīng)處分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，方可辦理手續(xù),。

九,、文書材料歸檔制度

1、本單位形成的各種專業(yè)內(nèi)容,、各種載體（紙張,、膠卷、磁帶）,、各種形式（如文件,、文字材料、圖紙,、圖表,、聲像——即照片,、錄像,、錄音等）各類檔案均須及時(shí)送本機(jī)關(guān)綜合檔案室歸檔。

（1）文書檔案,，應(yīng)于檔案形成年度的次年第一季度末前歸檔完畢,。

（2）會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)于形成年度為單位,，于決算批準(zhǔn)后,，繼續(xù)在財(cái)會(huì)部門保存一年期滿時(shí)，向綜合檔案室移交,。

（3）科技檔案,，應(yīng)分別在一個(gè)科研課題、一個(gè)試制產(chǎn)品,、一項(xiàng)工程或其他技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后及時(shí)歸檔,。

（4）其他各種專業(yè)檔案，均必須按其形成規(guī)律,，遵守上級(jí)檔案部門或?qū)I(yè)部門的規(guī)定及時(shí)歸檔,。

2、凡屬本處職能工作所應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行及憑借指導(dǎo)本機(jī)關(guān)職能工作的,，凡記述本處實(shí)際工作或生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)歷史面貌的文件（包括正式文件和一般文件材料）電報(bào),、圖紙（含底圖）圖表、報(bào)表簿冊(cè)（即各種登記簿,、帳簿,、名冊(cè)）和錄音、錄像,、照片等均須向綜合檔案室歸檔,。

3、歸檔工作,，務(wù)須保證歸檔文件材料的種類,、稿本,、份數(shù)以及每件文件的頁數(shù)均須齊全完整。

4,、凡歸檔的文件材料,，須在“保持文件之間的歷史聯(lián)”的同時(shí)按文件的保存價(jià)值（即永久、長期,、短期）組成保管單位（案卷）編目歸檔,。

5、歸檔文件材料中的文件與電報(bào)應(yīng)逐一分類立卷,。正件與附件,、印件與定稿、請(qǐng)示與批示,、轉(zhuǎn)發(fā)文件的批文與原文,、多種文字形成的同一文件不得分開立卷。

6,、按年度歸檔的檔案（如文書,、會(huì)議……檔案等），跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)一并歸入復(fù)文件,，沒有復(fù)文的請(qǐng)示歸入請(qǐng)示年,；跨年度的規(guī)劃歸入針對(duì)的第一年；跨年度的會(huì)議文件歸入會(huì)議開幕年,；非訴訟案材料,，歸入結(jié)案年。

7,、卷內(nèi)文件必須排列有序,。一般按責(zé)任者——問題——時(shí)間排列，使同一文件的正件在前附件在后,，印件在前定稿在后,，重要文件的歷次稿件依次排在定稿之后；非訴論案件卷,，結(jié)論,、決定、判決性的文件材料在前依據(jù)材料在后,。

8,、卷內(nèi)文件，應(yīng)安排列順序逐件逐頁編所在頁號(hào)或件號(hào),。即：

裝訂的卷,，在有文字的每頁文件的下面右上角，背面左上角編全卷文件統(tǒng)一的順序頁號(hào),；

不裝訂的卷,，應(yīng)在每份文件首頁右上角加蓋檔號(hào)章,，在章內(nèi)填上順序件號(hào)；

圖表和聲像材料,，應(yīng)在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號(hào),。

9、凡歸檔案卷,，不論永久,、長期和短期保存價(jià)值，均須按規(guī)定格式逐卷填寫內(nèi)文件目錄和備考表,。

（1）填寫目錄時(shí),，不得隨便改變和簡化文件題名（即標(biāo)題）；

（2）對(duì)沒有題名或題名（如通知）不能反映文件實(shí)質(zhì)內(nèi)容的文件,，應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容予以擬制,；

（3）對(duì)沒有責(zé)任者（即作者），年,、月,、日的文件,，要考證清楚,，補(bǔ)齊后填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；

（4）會(huì)議記錄,、應(yīng)填寫每次會(huì)議的時(shí)間和主要內(nèi)容,；

（5）填寫卷內(nèi)文件目錄的字跡要工整；

（6）填寫卷內(nèi)文件的情況說明,，應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi),。無需說明的卷，亦應(yīng)將立卷人,、檢查人的姓名和立卷的時(shí)間填上,；

（7）卷內(nèi)文件目錄置于卷首，備考表置于卷尾,。

10,、聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出所攝聲像的人、物名稱,、身份（或職務(wù)）及其活動(dòng)時(shí)間,、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和攝錄者,。

11,、凡歸檔的文件材料，均須去掉訂書針,、別針,、大頭針……等金屬物,；如有破損者，應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱,；如有字跡擴(kuò)散褪變者,，應(yīng)復(fù)制，復(fù)制件與原件一并歸檔,。

12,、凡歸檔的文件、材料,，均須裝訂,。凡裝訂的案卷，須按卷內(nèi)文件目錄在其首,、備考表在其尾,，卷內(nèi)文件依預(yù)先后排列的順序理齊，做到右,、下側(cè)齊整,；采直徑1—1。5毫米粗細(xì)的紗繩和用“三孔一線”裝訂法裝訂,；凡不裝訂的案卷,，應(yīng)用細(xì)線和縫紉機(jī)裝卷內(nèi)文件逐件裝訂。

13,、歸檔文件材料的卷皮,、卷盒和卷內(nèi)文件目錄、備考表,、案卷目錄……等,，必須符合檔案部門規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并按規(guī)定格式和要求填寫清楚,。

14,、歸檔案卷的標(biāo)題要簡明、確切地反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,，一般應(yīng)由卷內(nèi)文件的負(fù)責(zé)者（即作者）,、內(nèi)容和名稱等部門組成，對(duì)責(zé)任者簡稱的使用,，要通俗易懂,，保持一致。

十,、檔案移交制度

1,、國家規(guī)定應(yīng)向當(dāng)?shù)貦n案館移交的永久和長期保管檔案，本處必須按規(guī)定時(shí)間辦理移交手續(xù),，并妥善保管交接憑證,，還應(yīng)在檢索工具上注明,。

2、檔案工作人員調(diào)離工作后,，必須辦完移交手續(xù)后,，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

3,、對(duì)檔案收進(jìn),、移出、利用銷毀的情況要認(rèn)真登記,，為統(tǒng)計(jì)和移交工作作好準(zhǔn)備,。

4、移交登記要本著實(shí)事求是的原則,，既要有綜合性的報(bào)表,，又要有詳細(xì)的明細(xì)表，要做到帳物相符,、賬表相符,。

十一、會(huì)計(jì)檔案管理制度

為加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理與利用,，根據(jù)財(cái)政部,、國家檔案局頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合本單位實(shí)際,，制定本制度,。

1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案,，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳薄,、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,，均應(yīng)由財(cái)務(wù)科按歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷,，裝訂成冊(cè),。在會(huì)計(jì)年度終了后，暫由財(cái)務(wù)科保管一年,，期滿后,，編造清冊(cè)全部移交到綜合檔案室保管。

2,、檔案室接收保管的會(huì)計(jì)檔案,，原則上應(yīng)保持原卷、冊(cè)的封裝,，個(gè)別需要拆裝,、整理的,，應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)科經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清職責(zé),。

3,、嚴(yán)格執(zhí)行安全保管制度，謹(jǐn)防損毀,，不得失密和泄密,。

4、調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案,，須由財(cái)務(wù)科長陪同借閱,。

5、對(duì)保管期已滿的會(huì)計(jì)檔案,，由綜合檔案室提出銷毀意見,，經(jīng)處檔案鑒定銷毀小組鑒定，編造會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)后,，方可銷毀,，監(jiān)銷人員在銷毀清冊(cè)上簽字蓋章。

十二,、聲像檔案管理制度

為了加強(qiáng)聲像（照片,、錄相帶）檔案管理，更好地開發(fā)和利用聲像檔案信息資料,，特制定本制度,。

1,、對(duì)聲像檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,，確保其完整、系統(tǒng),、安全,，以備管理使用。

2,、聲像檔案的收集工作,、整理程序和保管條件必須嚴(yán)格按照國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理。

3,、聲像檔案管理員應(yīng)隨時(shí)收集,、征集零散的具有保存價(jià)值的照片、錄相帶,。

4,、借閱聲像檔案，必須按有關(guān)規(guī)定辦理借閱審批手續(xù)，歸還時(shí)按規(guī)定進(jìn)行質(zhì)量檢查,、驗(yàn)收,。

5、對(duì)收藏的聲像檔案要根據(jù)具體情況定期檢查,。

6,、嚴(yán)格做好聲像檔案的保密管理

十三,、實(shí)物檔案管理制度

為了加強(qiáng)對(duì)實(shí)物檔案的管理和收集,、整理工作，有效地保護(hù)和利用實(shí)物檔案,，按照《中華人民共和國檔案法》,，特制定本制度。

1,、對(duì)實(shí)物檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理,，確保其完整、準(zhǔn)確,、系統(tǒng),、安全，以備開發(fā)和利用,。

2,、實(shí)物檔案范圍包括：錦旗、匾牌,、字畫,、印章、榮譽(yù)證書,、獎(jiǎng)杯,。

3、實(shí)物檔案的歸檔,，要求保證實(shí)物的完整,、整潔、干凈,，注意防火、防潮,、防塵,。

4、實(shí)物檔案的歸檔時(shí)間要求處屬各科室應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案移交檔案室歸檔,。

5,、實(shí)物檔案的借出，必須經(jīng)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按規(guī)定辦理借出手續(xù),，如果展出,，要對(duì)展出實(shí)物檔案定期進(jìn)行檢查。

6,、實(shí)物檔案如有破損,，必須進(jìn)行認(rèn)真修復(fù)和技術(shù)加工，以延長實(shí)物檔案壽命,。

7,、建立實(shí)物檔案登記和統(tǒng)計(jì)制度，每年檢查一次,，發(fā)現(xiàn)問題,，及時(shí)解決。

十四,、檔案保密制度

1,、檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家保密法規(guī)，遵守保密紀(jì)律,，明確保密職責(zé),，維護(hù)檔案的安全的完整。

2,、保密文件材料,、檔案的密級(jí)劃分、變更和解密,，必須按照國家有關(guān)制度和規(guī)定辦理,。保密檔案及文件材料，要妥善保管,，絕密檔案要單獨(dú)保管,。

3、檔案庫房設(shè)施應(yīng)符合“八防”的要求,，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗,，凡遇重大節(jié)日應(yīng)提前對(duì)庫房的安全保密設(shè)施進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理,。

4,、不該說的國家秘密不說，不該知道的國家秘密不問,，不該看的國家秘密不看,，不該記錄的國家秘密不記錄。

5,、不準(zhǔn)私自或在無保密保障的情況下復(fù)制,、使用、存放、銷毀于國家秘密的文件,、檔案,、資料和物品。不準(zhǔn)將屬于國家秘密的文件,、檔案,、資料和物品作為廢品出售。

6,、不準(zhǔn)借閱秘密檔案資料,。查閱秘密檔案或文件，應(yīng)履行審批手續(xù),，并限于保密室或檔案室內(nèi)閱覽,，不得抄錄和帶出，不得向別人透露秘密文件的內(nèi)容,。

7,、不準(zhǔn)攜帶屬于國家秘密的文件、檔案,、資料的物品外出開會(huì),、參觀、學(xué)習(xí),、游覽,、探親、訪友和辦私事,，如確因工作需要,，須經(jīng)保密部門審查批準(zhǔn)，同時(shí)指定專人保管,。

8,、不準(zhǔn)向家屬、子女,、親友及其他不應(yīng)知悉者談?wù)搰颐孛堋?/p>

9,、定期進(jìn)行保密文件、檔案,、資料和物品的清查工作,，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)報(bào)告,。

10,、不準(zhǔn)隱瞞泄密事件，對(duì)于造成失密,、泄密的人員或事件要及時(shí)報(bào)告，并視其情節(jié)依法追究責(zé)任。

十五,、檔案鑒定銷毀制度

1,、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長,，成員由檔案人員及有關(guān)部門的人員組成,。

2、鑒定小組以專業(yè)主管部門確定的檔案價(jià)值鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)為準(zhǔn)繩,，以檔案的保管期限為依據(jù),，及時(shí)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。

3,、鑒定工作結(jié)束后,，要寫出鑒定報(bào)告，在保管單位備考表中注明鑒定意見,，由鑒定小組負(fù)責(zé)人簽名并注明日期,，對(duì)無保存價(jià)值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊(cè),，提出銷毀報(bào)告,，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并報(bào)送有關(guān)檔案部門備案,，然后方可銷毀,。

4、對(duì)已超過保管期限的檔案或文件材料,，重新鑒定后,，確有保管利用價(jià)值需要延長保管期限的，應(yīng)重新規(guī)定保管期限,，其保管期限從第一次鑒定的年限算起,。

5、經(jīng)過鑒定,，對(duì)延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷,，要達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,、不完整，檔案部門要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),，責(zé)成有關(guān)科室或責(zé)任人負(fù)責(zé)修改,、補(bǔ)充。

6,、銷毀檔案時(shí),，監(jiān)銷人員不得少于2人,，應(yīng)由檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門派員在指定地點(diǎn)共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前,，應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí),，銷毀后要在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將銷毀情況報(bào)告領(lǐng)導(dǎo),。

7,、銷毀檔案時(shí)，必須注意保密,，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時(shí)不得離開現(xiàn)場,。

8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。

十六,、檔案利用制度

1、本單位檔案僅限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用,。凡查借閱檔案,，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表,，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反饋,，任何人不得例外。

2,、外單位來查閱檔案資料的人員,，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問清查閱的目的,、范圍,，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

3,、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室,、保密室內(nèi)查詢，并保持安靜,、衛(wèi)生,，不得在室內(nèi)吸煙、喝水,，以防損壞檔案,。

4、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù),，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定,。

5、借閱檔案時(shí)間一般不超過3天,，延長時(shí)間需辦理續(xù)借手續(xù),，最多不得超過7天,，借用份數(shù)每人每次不得超過3份。

6,、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與安全,，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影印,、復(fù)制、拆換,、涂改及污損,，違者必究。

7,、借閱檔案歸還時(shí),，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查,，并做好歸還記錄,。借閱檔案未還人員若要長期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還,，以利保管和利用,。

8、凡遇節(jié)假日特殊情況,，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案,、材料，以利安全保密等工作,。

9,、凡在借閱檔案過程中，造成案卷散失,，污損或不歸還者,，應(yīng)按《檔案法》及有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。

10,、復(fù)制,、抄錄檔案資料，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，抄錄復(fù)制的檔案由檔案員核對(duì)無誤,，加蓋公章，方可有效,。

11,、檔案人員應(yīng)根據(jù)本單位工作的特點(diǎn)按照室藏檔案的內(nèi)容、種類和結(jié)構(gòu),，編制科學(xué)的檢索工具和有參考價(jià)值的檔案資料,，以提高檔案的查全率,。

十七、檔案統(tǒng)計(jì)制度

1,、檔案統(tǒng)計(jì)要符合《中華人民共和國統(tǒng)計(jì)法》及其他有關(guān)法規(guī),、規(guī)章要求。

2,、檔案統(tǒng)計(jì)包括登記和統(tǒng)計(jì)兩個(gè)部分,。檔案室要建立檔案工作統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，檔案人吶喊要認(rèn)真細(xì)致地做好檔案收進(jìn),、移出,、整理、鑒定,、銷毀,、搶救、清理,、保管的數(shù)量,、狀況及結(jié)構(gòu)的登記和統(tǒng)計(jì)，還要做好檔案檢索,、編研和利用情況的登記和統(tǒng)計(jì),。

3、檔案統(tǒng)計(jì)內(nèi)容與指標(biāo)要保持一致性,、穩(wěn)定性和連續(xù)性,，不得隨意更改。

4,、統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確無誤,，情況要真實(shí)，結(jié)論要正確,，各項(xiàng)數(shù)字一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫,，字跡工整、清楚,、不得潦草和模糊,。

5、及時(shí),、準(zhǔn)確向檔案行政管理部門填寫單位檔案工作統(tǒng)計(jì)年報(bào)及其他檔案調(diào)查統(tǒng)計(jì)表,，統(tǒng)計(jì)表要由領(lǐng)導(dǎo)簽字蓋章后方能上報(bào)或歸檔。

6,、堅(jiān)持做好溫濕度記錄,、掌握庫房溫度變化情況，定期分析研究,，采取科學(xué)的降溫去濕措施,，使庫內(nèi)溫濕度控制達(dá)到國家和本省規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn),。

7、檔案室要定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行歸納整理,，定期對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行必要的綜合,、分析和研究，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,，糾正錯(cuò)誤,，更好地認(rèn)識(shí)和了解機(jī)關(guān)檔案管理的現(xiàn)狀，掌握發(fā)展規(guī)律,，分析發(fā)展趨勢,，提高管理水平。