第一章 總則

第一條 為加強__房地產(chǎn)開發(fā)有限公司的合同管理,，規(guī)范經(jīng)營行為、降低風險,，維護公司的合法權(quán)益,，根據(jù)《民法通則》、《中華人民共和國合同法》等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定,，結(jié)合本公司實際情況,，制定本制度。

第二條 本制度所稱的合同是指公司所屬各部門公司名義與公司外各類法人,、自然人,、其他各類經(jīng)濟組織所進行的各類經(jīng)濟活動和非經(jīng)濟活動所簽訂的各種合同、協(xié)議,、章程等,。本制度不包括職工與公司簽訂的勞動合同。

第三條 合同管理是指合同的預案審查,、合同的執(zhí)行,、合同的監(jiān)督,、合同的管理,。包括從資信調(diào)查、合同簽訂,、履行,、變更與解除、糾紛處理,、合同終結(jié)歸檔等全過程的管理,。

第四條 公司合同管理實行"統(tǒng)一管理、分級負責,、授權(quán)簽訂"的原則,，實行合同承辦部門負責制,。貫徹以預防為主的原則，維護公司的合法權(quán)益,。

第二章 合同管理部門

第五條 公司辦公室為合同事務主管部門,，設立法律事務專員負責公司合同的具體管理工作。

第六條 辦公室合同管理職能：

1,、 負責監(jiān)督指導公司格式條款合同以及部分非格式條款合同的起草制定,，對部分重大及重要合同的條款內(nèi)容進行審核，避免出現(xiàn)法律漏洞,。

2,、 組織、協(xié)調(diào)合同審查及會簽程序,。

3,、 對涉及公司的合同訂立、變更,、執(zhí)行,、終止等行為進行監(jiān)督。

4,、 負責處理公司與外部的重大合同糾紛,。

5、 負責公司合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔,、分類保存,、調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作。

第七條 法律事務專員在合同管理方面的主要職責是：

1,、 熟練掌握并宣傳經(jīng)濟合同法律法規(guī)及其他法規(guī),。

2、 協(xié)助進行重大合同的可行性分析,，并提出書面分析報告,。參加公司重大合同的談判及文件起草工作;

3、 對公司各類合同的簽訂及履行情況進行監(jiān)督,、檢查;

4,、 參與合同糾紛的處理;

5、 負責合同糾紛引起的法律訴訟的處理;

6,、 對公司簽訂的各類合同統(tǒng)一登記,、編號并分類保管，并造冊記錄已簽訂合同的履行情況;對已履行的合同裝訂成冊,，分別整理歸檔;

7,、 及時向公司領(lǐng)導如實匯報合同管理、簽訂,、履行中的問題,，遇有緊急情況時應采取措施防止問題擴大,。

第八條 合同承辦部門的主要職責：

1、 根據(jù)授權(quán)依法組織合同的簽訂,、變更,、解除等事宜;

2、 負責初審合同承辦人草擬的合同的可行性,、對方經(jīng)營范圍,、資信及履約能力;

3、 依法履行合同,，及時向司法辦通報履行中發(fā)生的重大問題及解決方案;

4,、 參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解,、仲裁,、訴訟;

5、 負責本部門合同文本管理及歸檔移交工作,。

第九條 合同承辦人的主要職責：

1,、 根據(jù)授權(quán)辦理簽訂、變更,、解除合同事宜;

2,、 草擬合同，提供草擬合同的可行性論證及對方經(jīng)營范圍,、資信情況及履約能力的調(diào)查材料,，并對其真實性和合法性負責;

3、 按合同簽訂的權(quán)限,，提前向合同承辦部門提交合同草本及前款規(guī)定的材料,，提請有關(guān)部門審查;

4、 認真履行已生效的合同,，隨時檢查合同履行情況;

5,、 及時向主管領(lǐng)導及辦公室匯報在履行中發(fā)生的問題，并按時將合同有關(guān)文件交合同管理員歸檔;

6,、 依法參加合同糾紛的協(xié)商,、調(diào)解、仲裁,、訴訟,。

第十條 合同管理員的主要職責：

1,、 貫徹實施合同管理辦法;

2,、 協(xié)助合同承辦人依法簽訂或變更合同，必要時參與本部門重大合同談判與簽訂;

3,、 協(xié)助合同承辦人草擬合同并對合同進行初審,，保證合同的完整性,、合法性、可行性,，防止不完善或不合法的合同出現(xiàn);

4,、 檢查合同履行情況，協(xié)助合同承辦人解決合同履行中出現(xiàn)的問題;

5,、 對簽訂,、履行合同中出現(xiàn)的重大問題，及時向司法辦和部門領(lǐng)導報告;

6,、 參加處理本部門合同糾紛;

7,、 負責編制合同付款、收款計劃,，征得部門領(lǐng)導同意后報財務部備案,。

8、 負責合同臺賬,、檔案的建立及合同文本(包括協(xié)議書,、有關(guān)文件、信函,、圖表)的管理;

9,、 每季度向司法辦匯報合同管理工作，送交合同登記總臺賬及合同管理情況統(tǒng)計表,。

第三章 授權(quán)

第十一條下列人員有權(quán)代表公司簽訂經(jīng)濟合同：

1,、 公司法定代表人;

2、 公司法定代表人書面授權(quán)的法人委托人,。

第十二條各法人委托人的具體代理權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)《法人委托書》時注明,。法人委托人必須嚴格按授權(quán)范圍行使簽約權(quán)，禁止超越代理權(quán)限對外簽約,。

第十三條法人委托人的主要職責

1,、 在授權(quán)范圍內(nèi)負責談判、簽訂合同,，既不能違章越權(quán),，也不能消極推諉;

2、 對所簽訂合同的合法性,、完整性和可行性負責;

3,、 對須報請上級領(lǐng)導審批的合同，辦理申報手續(xù),，提出本人意見并對本人意見負責;

4,、 對所簽訂合同的履行負責，履行中發(fā)現(xiàn)問題應立即上報，同時積極想辦法解決;對發(fā)生的合同糾紛負責處理或協(xié)助有關(guān)部門處理;

5,、 負責保管好本人所簽合同的一切資料,，合同履行完畢后應立即將資料上交歸檔。

第十四條任何部門及工作人員未經(jīng)法定代表人授權(quán)委托,，不得以公司名義對外簽訂合同或改變合同內(nèi)容,，不得變更、解除合同及放棄合同規(guī)定的權(quán)利,。

第十五條公司內(nèi)部的職能機構(gòu)不得以自己的名義對外簽訂合同,。

第十六條授權(quán)委托分為期間授權(quán)委托和單位時間授權(quán)委托。

第十七條單位時間授權(quán)委托僅在單位時間內(nèi)授權(quán)委托有效,。

第十八條 被授權(quán)的部門行政負責人原則上不再向其他有關(guān)人員辦理繼續(xù)授權(quán)委托,，如情況必需，辦理之前須征得授權(quán)人的書面同意,。

第十九條 期間授權(quán)委托制,，即一事一委托，期間可以為合同簽訂全過程也可以為合同簽訂的某一階段,。具體程序為：經(jīng)辦部門負責人提出書面申請,，附合同擬稿和可行性報告及其它材料送辦公室審查，經(jīng)總經(jīng)理批準和授權(quán)后,，對外簽立合同,。

第四章 合同審批權(quán)限

第二十條 公司董事長或其授權(quán)人各項合同簽訂的最終審批人。合同標的在100萬元以下的,，授權(quán)總經(jīng)理審批,。

第二十一條 合同主辦部門或提報部門提請合同時，必須在辦公室的組織和監(jiān)督下,，獲得相應的審批同意,，并將相應的審批意見連同所要提請的合同一起并入合同簽訂審批流程。

第五章 合同審查

第二十二條 合同應由承辦部門,、相關(guān)職能部門及公司領(lǐng)導進行審查,。

第二十三條 合同審查的具體程序為：

1、 首先由合同承辦部門的合同承辦人和合同管理員對所提報合同以及與合同相關(guān)的所有事宜進行自查和初審,，并在此基礎(chǔ)上完成合同草稿和必要的情況說明書;

2,、 然后將合同文件移交辦公室，由辦公室和合同承辦部門會同相關(guān)職能部門(如財務部)逐條審查合同條款及其他相關(guān)事項,。

3,、 最后由辦公室將合同文件提交公司工程建設分管副總、財務分管副總,、總經(jīng)理逐級審批,。

第二十四條 需重點審查的內(nèi)容包括：

1、 對方主體資格：具有經(jīng)年檢合格的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或非法人營業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容必須與實際相符,。

2、 經(jīng)營范圍：合同標的應符合對方經(jīng)營范圍,，涉及專營許可的,，應具有相應的許可、等級,、資質(zhì)證書;

3,、 代理權(quán)限：由代理人代簽合同的，應出具真實有效的法定代表人(負責人)身份證明,、授權(quán)委托書,、代理人身份證明;

4、 履約能力：具有支付,、生產(chǎn),、技術(shù)能力。必要時應要求出具資產(chǎn)負債表,、資金證明,、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。需提供擔保的合同,，應查明擔保人的擔保資格和擔保能力;

5,、 履約信用：重合同、守信用,，無違約事實,，現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大犯罪案件。

6,、 合同內(nèi)容

(1) 合同內(nèi)容是否符合國家法律,、政策和本《制度》中相關(guān)規(guī)定;

(2) 合同應具備的條款是否齊全、合理,、嚴密;

(3) 雙方當事人的意思表達是否真實,、一致，雙方的權(quán)利,、義務是否明確,、平等;

(4) 合同條款中有無潛在對公司不利或可能損害公司利益的條款;

(5) 是否存在無效條款。

(6) 簽約雙方的用章是否為合同專用章,。

7,、 合同文字

(1) 合同用語是否規(guī)范;

(2) 文字表達是否確切無誤。

8,、 合同的經(jīng)濟效益

(1) 預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險;

(2) 合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失,。

第二十五條 在合同審查時，根據(jù)公司的實際，應注意的事項：

1,、 對于標的額較大的涉外合同,、貨物交付或工程竣工之日起一年后才能付清款項的合同。

2,、 銷售,、加工承攬、工程承攬合同中質(zhì)保期的約定應不超過一年,，質(zhì)保金的約定原則不超過合同總標的額的5%,且必須在質(zhì)保期滿之日一次性付清,，以上內(nèi)容國家、行業(yè)有規(guī)定的依規(guī)定,。

3,、 銷售、加工承攬合同中付款期限的約定一般應為付款提貨,、貨到付款,，按比例付款時所有款項的付清期限最長不能超過自貨到之日起三個月。

4,、 工程承攬合同中付款方式的約定一般應為按工程進度付款,，且付款時間和付款數(shù)量的約定必須明確，所有工程款的付清期限最長不能超過自工程竣工之日起三個月,。

5,、 為了有利于可能由于合同履行而引起的法律訴訟，應在合同條款中作如下規(guī)定：

(1) 我方為需方時必須約定我方所在地人民法院管轄;

(2) 我方為供方,，在盡力爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時,，可約定“發(fā)生糾紛應協(xié)商解決，協(xié)商不成,，任何一方均可向起訴方住所地人民法院提起訴訟”;

(3) 我方為供方,，如約定需方到供方所在地提貨時，我方為合同履行地,，在爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時,，可約定“發(fā)生糾紛應協(xié)商解決，協(xié)商不成,，依法律規(guī)定通過訴訟方式解決”;

(4) 在合同簽訂時,，估計我方違約的可能性大，且又爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時,，可約定“依法律規(guī)定,，通過訴訟方式解決”。

第二十六條 審查時如對對方當事人履行能力及資信情況存在疑義時,，應要求其提供相應擔保并要求在合同中注明,。

第二十七條 辦公室和財務部必須在合同文本送達三日之內(nèi)出具審核意見書,，不得拖延，在審核或?qū)彶檫^程中,，發(fā)現(xiàn)重大錯誤,、遺漏或不妥時，提出修改意見書,，并與合同對方當事人取得聯(lián)系,，直到修改意見達到統(tǒng)一為止。

第二十八條 負責審查合同的部門和員工,，因工作失職或循私舞弊而疏忽,、放任審查,，致使不該簽訂的合同得到簽訂而造成經(jīng)濟損失的,，應按后果及其責任的大小，承擔相應的行政責任,、經(jīng)濟賠償責任直至法律責任,。

第二十九條 審查完畢后，負責審查人員應出具審查意見書,，審查意見書應附有審查人員簽名,。

第六章 合同的簽訂

第三十條 簽訂合同必須內(nèi)容合法、具體,、條款齊全,、責權(quán)明確，用語確切,，手續(xù)完備,，程序合法。

第三十一條 合同承辦人簽訂合同,，必須先辦理授權(quán)委托書,，明確授權(quán)范圍和權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)委托或超出授權(quán)范圍簽訂的合同為無效合同,，由承辦人承擔責任,。法人授權(quán)委托書由辦公室負責辦理。

第三十二條 合同承辦人凡簽訂不能即時清結(jié)的合同,，都必須采取書面形式;凡標的額在10萬元以上雖能即時結(jié)清的重大合同,，也必須采取書面形式。當事人協(xié)商一致同意的有關(guān)修改合同的文書,、電子郵件,、圖表等均是合同的有效組成部分。

第三十三條 凡國家或行業(yè)有示范文本的,，應當優(yōu)先使用,，但在選用時,，對涉及權(quán)利義務關(guān)系的條款經(jīng)辦人和辦公室要重點審查，必要時可以進行修改,。無范本的合同采用公司辦公室提供的示范文本,。合同承辦人不能自擬合同文本。

第三十四條 公司合同的簽訂審批的常規(guī)流程如下：

1,、 合同承辦部門確定的合同承辦人會同本部門的合同管理員負責起草合同(草案)并填寫“合同審批表”;

2,、 合同承辦部門負責人負責對合同的業(yè)務內(nèi)容進行審查，并簽署意見;

3,、 辦公室負責對合同的法律條款進行審查,，并簽署意見;

4、 財務部負責對合同的財務條款進行審查,，并簽署意見;

5,、 如該合同牽扯其他業(yè)務部門，由辦公室分送該業(yè)務部門經(jīng)理進行審查,，并簽署意見;

6,、 分管副總對合同進行審查，并簽署意見;

7,、 在完成以上審查修改后,，由辦公室將合同報送公司總經(jīng)理審批;

8、 合同標的在100萬元以上的,，須經(jīng)董事長審批,。

9、 辦公室在相關(guān)負責人或授權(quán)代表在“合同簽約審批表”上簽字批準后,，加蓋公司合同專用章,。

第三十五條 合同生效后，各有關(guān)部門應妥善保存合同履行過程中的各種憑證,，包括結(jié)算單,、結(jié)算證明、支付憑證,、銀行進賬單,、收料單、入庫單,、過磅單,、發(fā)票等。

第七章 合同的履行

第三十六條 合同依法成立后,，即具有法律約束力,。一切與合同有關(guān)的部門和人員，應嚴格履行合同規(guī)定的義務,，確保合同履行,。

第三十七條 合同執(zhí)行部門負責人應隨時了解,、掌握本單位的合同執(zhí)行情況，并督促本部門合同管理員按月統(tǒng)計合同執(zhí)行情況,。

第三十八條 合同執(zhí)行部門應同時負責記錄和監(jiān)督對方合同單位的履約情況,，保留好有關(guān)的單據(jù)、信函等文字資料;并由合同管理員按月填寫“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”,，其中必須列明和驗證對方各項履約行為和承諾(如質(zhì)量,、進度等)，以此作為付款的基本依據(jù),。每月的“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”必須由合同執(zhí)行部門經(jīng)理審核簽字,，分別報辦公室、財務部備案,。

第三十九條 合同結(jié)算條款規(guī)定對方有付款義務的,，合同執(zhí)行部門應按付款條款中的規(guī)定及時向?qū)Ψ绞杖。韶攧詹拷y(tǒng)一出具發(fā)票,。

第四十條 合同結(jié)算條款規(guī)定本公司有付款義務的：

1,、執(zhí)行合同的各部門應依照財務部門有關(guān)規(guī)定和合同具體約定,，在合同簽訂以后向財務部報送項目整體用款計劃備案,。

2、執(zhí)行合同的各部門應填寫《合同資金支付申請表》,，本表一式三份,，由辦公室、財務部,、執(zhí)行部門分別留存,。

3、款項撥付的基本依據(jù)是由合同執(zhí)行部門提交的“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”,，款項撥付必須在分管副總,、財務分管副總及總經(jīng)理逐級審批同意后方可進行。具體程序參見相關(guān)的財務管理辦法,。

4,、如果合同履行中出現(xiàn)違約責任中所規(guī)定的行為，業(yè)務部門應及時以書面形式反饋給辦公室,，并書面報送分管副總及總經(jīng)理,。總經(jīng)理應按合同規(guī)定進行違約處罰,，并通知財務部在結(jié)算時執(zhí)行,。

第四十一條 合同履行過程中出現(xiàn)的問題，業(yè)務部門應及時督促解決,。如無法履約,，應向分管副總和總經(jīng)理匯報,。

第四十二條 合同履行過程中如發(fā)現(xiàn)對方當事人履約能力及資信程度下降應及時通知辦公室并向分管副總和總經(jīng)理上報，及時向?qū)Ψ匠鼍卟话部罐q書,，維護公司合法權(quán)益,。

第八章 合同的變更與廢除

第四十三條 合同一經(jīng)簽訂即依法成立，任何人不得擅自變更或解除,。但合同在履行過程中,，如遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件時,，可以變更或解除合同,。

第四十四條 合同的變更或解除必須符合《經(jīng)濟合同法》的規(guī)定，并應在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)由合同的當事方共同商議,。

第四十五條 變更,、解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。

第四十六條 合同承辦人在收到對方要求變更或解除合同的正式文件,、電子郵件,、電話后，必須及時請示領(lǐng)導,，立即處理,，緊急事宜不得超過一天，一般事宜不得超過三天,，并在有效期限內(nèi)正式答復對方,。超過期限再作答復，造成嚴重后果的,，承辦人應承擔相應的責任,。涉及經(jīng)濟糾紛的復電、復文,，須經(jīng)合同管理機構(gòu)審閱后方能發(fā)出,。

第四十七條 變更解除合同必須采取書面形式(包括雙方的信函、文件,、傳真等),，由雙方簽訂確認書。

第四十八條 合同的變更,、解除應注意以下事項：

1,、 主體變更應征得合同各方同意;

2、 有擔保條款的合同變更,，應征得原擔保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔保單位的印章;

3,、 經(jīng)上級主管機關(guān)批準的合同或協(xié)議變更、解除,，應報原批準機關(guān)批準;

4,、 經(jīng)公證,、鑒證的合同，所達成的變更,、解除協(xié)議,，應報原公證、鑒證機關(guān)備案;

5,、 聯(lián)營,、承包經(jīng)營、租賃經(jīng)營,、涉外等合同的變更或解除,，法律有特別規(guī)定的，應依特別規(guī)定辦理;

第四十九條 變更,、解除合同的協(xié)議在尚未達成或批準以前,，原合同繼續(xù)有效，仍應履行,。

第五十條 如因變更(解除)合同可能使當事人受到損失,，雙方應在變更(解除)合同的協(xié)議中明確規(guī)定各自應承擔的責任。

第九章 合同糾紛的處理與訴訟管理

第五十一條 提請合同糾紛的程序：

1,、 已經(jīng)簽訂的合同在履行過程中產(chǎn)生糾紛的,，合同履行部門應根據(jù)合同中有關(guān)糾紛處理的條款與合同訂立方協(xié)商進行解決。

2,、 協(xié)商不成時,，必須在一個工作日向辦公室匯報,，并在三個工作日內(nèi)提供有關(guān)資料,，任何部門或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄實體權(quán)利，更不得隱瞞實情,。

3,、 辦公室應在接到報告三個工作日內(nèi)提出處理意見。根據(jù)合同糾紛的不同情況,，向公司有關(guān)領(lǐng)導匯報,。經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛，經(jīng)總經(jīng)理批準后,，可向仲裁委員會申請仲裁或直接向人民法院起訴,。

4、 如糾紛需進入法律訴訟程序解決,，應按《中華人民共和國合同法》,、《中華人民共和國民事訴訟法》等有關(guān)法律、法規(guī)和本辦法處理,。

第五十二條 集團公司各單位與對方當事人協(xié)商處理糾紛的時間,，應在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行,，并考慮留有申請仲裁或起訴的足夠時間。

第五十三條 發(fā)生合同糾紛時,，承辦人除應將糾紛情況及時報告部門負責人和辦公室以外,，還應同時應迅速收集下列有關(guān)證據(jù)：

1、 合同文本,，包括附件,、變更或解除協(xié)議、信函,、圖表,、視聽資料、廣告,、授權(quán)委托書,、介紹信及其他有關(guān)資料等;

2、 開工,、驗收,、提貨、發(fā)票等有關(guān)單位票據(jù);

3,、 貨款的承付,、托收憑證、有關(guān)的財務賬目;

4,、 產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)范,、質(zhì)量標準;

5、 證人證言;

6,、 其它與處理糾紛有關(guān)的材料,。

第五十四條 處理合同糾紛，應特別注意以下問題：

1,、 在證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下,，及時采取證據(jù)保全措施;

2、 發(fā)現(xiàn)對方當事人或利害關(guān)系人有可能隱匿,、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)將使我方權(quán)利難以實現(xiàn)時,，適時依法申請采取財產(chǎn)保全措施;

3、 對于債權(quán)債務關(guān)系明確,、合法且雙方對債務無異議的,，依法及時向人民法院申請支付令或提起訴訟;

4、 做好每起合同糾紛實況記錄,、存案備查;

5,、 凡屬我方責任的合同糾紛，應逐筆查明原因，分清責任,，要求責任人員承擔責任,，并責成其提出補救措施。

第五十五條 合同糾紛經(jīng)協(xié)商達成一致處理意見的,，應訂立書面的協(xié)議,，雙方代表簽字并加蓋單位公章。

第五十六條 雙方已簽署解決糾紛的協(xié)議書,、仲裁機關(guān)的調(diào)解書,、仲裁決定書及法院的裁定書、調(diào)解書,、判決書,，在正式生效后，應復印若干份,，交給有關(guān)部門收執(zhí),、備案或存檔。

第五十七條 合同糾紛處理完畢,，應及時將有關(guān)材料匯總,、歸檔、以備考查,。

第十章 合同的登記,、備案與歸檔

第五十八條 合同文本必須至少一式四份，其中二份交對方簽約人,，其余原件必須在合同簽訂之后三個工作日內(nèi)報送辦公室和財務部,。合同簽訂部門、合同履行部門因工作需要使用原件時,，向辦公室辦理暫借手續(xù),。

第五十九條 合同的檔案管理是合同管理的基礎(chǔ)工作，辦公室應根據(jù)實際情況建立合同臺帳,、報表,，并按時填報。

第六十條 辦公室應對公司內(nèi)所有合同文本以及與合同相關(guān)的往返法律文件進行匯總,，并編號登記，制作月度合同簽訂情況一覽表,，反映公司合同的簽訂以及由合同引起的訴訟情況,。

第六十一條 合同簽訂部門的合同管理員對已生效的合同應當編號登記，分類歸檔,，并建立合同臺帳,。合同的統(tǒng)計報表實行季報制，各部門于每季度第一個月前三個工作日內(nèi)填報上季度報表報送辦公室。辦公室應于每季度的前十個工作日內(nèi)匯總,，報公司主管領(lǐng)導,。

第六十二條 合同簽訂后三個工作日內(nèi)，合同承辦部門的合同管理員應將合同檔案原件整理裝訂送交辦公室存檔,。合同檔案的范圍包括：信譽調(diào)查報告,、意向接觸報告、合同文本草稿,、合同簽訂審批表及審批修改意見,、法人授權(quán)委托書、對方資質(zhì)證明文件,、各種審批管理表格,、合同談判記錄、合同正本及附件,、合同簽訂,、變更、解除過程中的信函,、電報,、電話記錄、傳真資料,、票據(jù)憑證以及其他有關(guān)資料,、文件。

第六十三條 合同履行完畢后,，合同承辦部門的合同管理員應于五個工作日內(nèi)將合同文本及合同執(zhí)行期間所有的往來信件,、變更協(xié)議、收(付)款記錄,、請示報告等有關(guān)資料交一并歸檔,，丟失的必須查清原因。

第十一章附則

第六十四條 本制度由辦公室制定并負責解釋,。

第六十五條 辦公室應根據(jù)不同的發(fā)展階段的管理要求對本制度進行修訂,、補充和完善，確保合同管理制度能夠起到切實有效的作用,。

1,、為了更好地進行經(jīng)營發(fā)展決策、組織協(xié)調(diào)工作,、交流信息,以達到厘清思路,、統(tǒng)一認識,按照'精干、高效'的原則,辦公室負責做好公司會議的管理的服務工作,以保證公司各項工作的順利推進,。

2,、會議的類型:

(1)、 公司級會議:公司員工大會、公司技術(shù)人員會以及各種代表大會,。應報請總經(jīng)理辦公室批準后,由辦公室負責組織召開,。

(2)、 專業(yè)會議:即全公司性的技術(shù),、業(yè)務綜合會(如經(jīng)營活動分析會,、質(zhì)量分析會、生產(chǎn)技術(shù)準備會,、生產(chǎn)調(diào)度會,、安全工作會等),由分管副總經(jīng)理批準,主管業(yè)務部門負責召開。

(3),、 系統(tǒng)和部門工作會:各部門召開的工作會由各部門主管決定召開并負責組織,。

(4)、 上級公司或外單位在我公司召開的會議(如現(xiàn)場會,、報告會,、辦公會等)或業(yè)務會(如聯(lián)營洽談會、用戶座談會等),。一律由總經(jīng)理辦公室受理安排,有關(guān)業(yè)務對口部門協(xié)作做好會務工作,。

3、 會議安排

為避免會議過多或重復,公司正常性的會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間,、地點,、內(nèi)容組織召開。例行會議安排如下:

(1)行政會議

董事會

董事長主持召開,各位董事參加,每月20日召開,特殊情況臨時決定,。

總經(jīng)理辦公會

總經(jīng)理主持,辦公室組織,每周五召開,各部門經(jīng)理參加,。研究、部署行政工作,討論決定公司行政工作重大問題,。

行政事務會

行政副總主持,辦公室組織,每月22日召開,。總結(jié)評價當月生產(chǎn)行政工作情況,安排布置下月工作任務,。

經(jīng)營活動分析會

經(jīng)營副總主持,辦公室組織,每月18日召開,。匯報、分析公司計劃執(zhí)行情況和經(jīng)營活動成果,評價各方面的工作情況,肯定成績,指出失誤,提出改進措施,不斷提高公司經(jīng)濟效益,。

質(zhì)量安全分析會

總工程師主持,工程部組織,每月24日召開,。匯報、總結(jié),、上月質(zhì)量情況,討論分析質(zhì)量事故(問題),研究決定質(zhì)量改進措施,安全工作會(含治安,、消防工作)。匯報總結(jié)前期安全生產(chǎn),、治安、消防工作情況,分析處理事故,檢查分析事故隱患,研究確定安全防范措施。

技術(shù)工作會(含生產(chǎn)技術(shù)準備會)

總工程師主持,工程部組織,每月27日召開,。匯報,、總結(jié)當月技術(shù)改造、新產(chǎn)品開發(fā),、科研,、技術(shù)和日常生產(chǎn)技術(shù)準備工作計劃,完成情況布置下月技術(shù)工作任務,研究確定解決有關(guān)技術(shù)問題的措施方案。

生產(chǎn)調(diào)度會

總經(jīng)理主持,辦公室組織,每月30日召開,。調(diào)度,、平衡生產(chǎn)進度,研究解決各部門不能自行解決的重大問題。

例會

各部門負責人主持,每周六下午16時-18時召開,。組織業(yè)務學習,檢查總結(jié)本周工作和安排下周工作,。或由辦公室組織全體人員集體學習,。

(2),、各類代表大會

員工代表大會

部門員工大會(或員工代表小組會)

(3)、民主管理會議

公司管理委員會議

總經(jīng)理,、工會主席聯(lián)席會

生產(chǎn)管理委員會議

生活福利委員會議

4,、會議的組織:

(1)、凡涉及多個部門主管參加的各種會議,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一安排,方可召開,。

(2),、總經(jīng)理辦公室每周六應將公司例會和各種臨時會議,統(tǒng)一平衡編制會議計劃并分發(fā)到公司主要管理人員及有關(guān)服務人員。

(3),、凡總經(jīng)理辦公室已列入會議計劃的會議,如需改期,或遇特殊情況需安排新的其他會議時,召集單位應提前2天報請總經(jīng)理辦公室調(diào)整會議計劃,。未經(jīng)總經(jīng)理辦公室同意,任何人不得隨便打亂正常會議計劃。

(4),、對于準備不允許,、或重復性、或無多大作用的會議,總經(jīng)理辦公室有權(quán)拒絕安排,。

(5),、對于參加人員相同、內(nèi)容接近,、時間相近的幾個會議,總經(jīng)理辦公室有權(quán)安排合并召開,。

(6)、各部門會期必須服從公司統(tǒng)一安排,各部門小會不應安排在公司例會同期召開,(與會人員不發(fā)生時間上的沖突除外)應堅持小會服從大會,、局部服從整體的原則,。

5、會議的準備和落實

(1),、 由會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關(guān)準備工作(包括擬好會議議程,、提案,、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點,、工作計劃草案,、決議決定草案、落實會場,、安排好座位,、備好茶具茶水、獎品,、紀念品,、通知與會者等)。

(2),、全體與會人員不得遲到早退,不得中途退場,遵守會場秩序,認真聽取發(fā)言,并做好記錄,。

(3)、各項會議由會議承辦部門做好記錄,必要時根據(jù)領(lǐng)導指示下發(fā)會議紀要,。由辦公室檢查上次會議的落實情況,提出考核獎懲意見,上報總經(jīng)理批準后執(zhí)行,。