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技術(shù)文件管理制度篇一

1,、項(xiàng)目部主任工程師組織有關(guān)人員按國家文件規(guī)定和按公司《質(zhì)量記錄控制工作程序》進(jìn)行竣工驗(yàn)收資料的收集，匯總組卷工作,。

2,、在進(jìn)行施工前，認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握國家有關(guān)工程竣工檔案資料收集整理的規(guī)定的規(guī)范,。

3,、施工技術(shù)資料隨施工進(jìn)度及時(shí)匯集整理。

4,、按施工技術(shù)文件,、施工材料質(zhì)量保證文件、施工管理文件,、設(shè)計(jì)變更依據(jù)文件等四個(gè)方面,，落實(shí)計(jì)劃,、編制情況登記表，明確責(zé)任人,。

5,、上級(jí)主管部門的有關(guān)文件，如施工證,、開工證,、各種報(bào)批報(bào)建所要辦理的手續(xù)、文件等,。

6,、建設(shè)單位和施工單位簽訂的工程合同。

7,、設(shè)計(jì)圖紙會(huì)審記錄，圖紙變更記錄及確認(rèn)簽證,。

8,、施工組織設(shè)計(jì)方案。

二,、施工過程中檔案資料收集

1,、做好甲方、設(shè)計(jì)單位,、監(jiān)理公司有關(guān)文件的收到和發(fā)放登記工作,，并保留原件一套存檔。

2,、根據(jù)工程進(jìn)度和施工情況,，聯(lián)系有關(guān)部門收集下列有關(guān)原資料p（原件）：

①與技術(shù)部聯(lián)系，收集施工技術(shù)文件資料,。

②與材料部聯(lián)系,，收集施工材料質(zhì)量保證文件。

③與設(shè)計(jì)部聯(lián)系,，收集設(shè)計(jì)變更依據(jù)性文件,。

3、所有資料必須符合要求,，做到齊全,。

4、根據(jù)建設(shè)單位需要,，隨時(shí)拍攝有關(guān)工程照片或錄像,。

三、施工過程后檔案資料的收集整理

1,、根據(jù)竣工資料收集整理辦法,，做好歸檔,、整理工作。

2,、施工中,、施工后階段穿插繪制工程竣工文件，如收集工程竣工報(bào)告,、工程決算簽證,、編制全套竣工圖，并根據(jù)建設(shè)單位需要,，收集拍攝建筑物有關(guān)照片,。

四、竣工資料

1,、施工日志,。

2、工程例會(huì)記錄及工程整改意見聯(lián)系單,。

3,、采購的工程材料的合格證、商檢證及測驗(yàn)報(bào)告,。

4,、隱蔽工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

5,、自檢報(bào)告,。

6、竣工驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告,。

技術(shù)文件管理制度篇二

局辦公室負(fù)責(zé)我局對(duì)外行文和公文的收發(fā)處理工作,，為使行文和收文處理規(guī)范化，特規(guī)定如下：

(一)凡以我局名義上報(bào)或下發(fā)的文件(報(bào)告,、請(qǐng)示,、紀(jì)要、通知,、函件等),，由承辦科室擬稿，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人,、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后,，送辦公室核稿，經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā),。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核,，主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時(shí)送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，方可發(fā)出,。

(二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記,、分類編號(hào)。由擬稿科室打印,、校對(duì),、裝訂，上行文由辦公室發(fā)送并催辦,，平行文和下行文由擬稿科室分發(fā),。

(三)行文規(guī)則參照《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[xx]23號(hào))有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進(jìn)行,。

(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的批示或上級(jí)部門轉(zhuǎn)我局處理的公文),，由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記,、編號(hào),，送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理。

(二)文件按辦件,、閱件進(jìn)行分類,。辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍，提出辦文意見,，送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文,，經(jīng)請(qǐng)示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理,，辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦,。

(三)對(duì)急辦件,，辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí),，辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時(shí)限要求,，交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時(shí)向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并做好督辦工作,。

(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱,。保密文件一律由辦公室專人傳送。

(五)凡外出開會(huì),、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔,。

(一)遵守公司統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理制度，保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā),、傳遞,、清退和銷毀，并嚴(yán)格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān),、清退關(guān)“三關(guān)”,。

(二)制發(fā)文件時(shí)，經(jīng)辦人要根據(jù)文件,、資料的內(nèi)容和定密范圍,，標(biāo)明密級(jí)、保密期限,，確定發(fā)送范圍,、數(shù)量，送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā),。

(三)保密文件,、保密資料必須在辦公室內(nèi)進(jìn)行傳閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大傳閱范圍;不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件,，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的,，需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并要妥善保管,。

(四)復(fù)印保密文件,、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)。嚴(yán)禁將保密文件,、保密資料拿到社會(huì)上營業(yè)性場所復(fù)印,。

(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用,，并辦理登記,、簽字手續(xù)。用完后,，要及時(shí)歸還,。

(六)對(duì)保密文件、保密資料要定期清查,，一般每季度清查一次,。年終進(jìn)行全面清查、核對(duì),，發(fā)現(xiàn)欠缺要及時(shí)追查,，防止丟失。

(七)銷毀保密文件,、保密資料時(shí),，必須登記造冊(cè)，經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),，送區(qū)保密局指定的地點(diǎn)處理,，嚴(yán)禁將文件出賣給廢品收購站。

技術(shù)文件管理制度篇三

一、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函,、電,、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件,，具體由辦公室負(fù)責(zé),。

二、對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,，要進(jìn)行文件,、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的核定,、登記,。

三、本單位外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交收進(jìn)行登記編號(hào)保管,，不得個(gè)人保存,，如職工工作需要借閱的可復(fù)印或借用。

四,、凡正式文件在經(jīng)登記后由辦公室主任（或副主任）根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,，分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)）閱批后分送承辦部門閱辦,。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

五,、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容,。

技術(shù)文件管理制度篇四

第一條 管理要點(diǎn)

1,、 為使文件管理工作制度化、規(guī)范化,、科學(xué)化,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,。

2,、 文件管理的范圍包括：上級(jí)下發(fā)文件、公司各類制度文件,、外部傳真文件,、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。

3,、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫,，統(tǒng)一頁眉、頁腳,，寫明公司全稱及文件性質(zhì);正文部分寫明題目,、時(shí)間、發(fā)文部門,、內(nèi)容等信息;措辭規(guī)范,，表達(dá)無歧義。

4,、 根據(jù)文件屬性,、類別，對(duì)所有文件進(jìn)行編號(hào),，根據(jù)編號(hào)定期歸檔,，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱,。

第二條 制度規(guī)范

1,、 文件的起草、收發(fā),、打印,、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室人員負(fù)責(zé)執(zhí)行,。

2,、 公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上,、向下發(fā)送正式文件,。

3、 公司對(duì)內(nèi)公開文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和審核,，總經(jīng)理簽發(fā);各部門需要向下或?qū)ν獍l(fā)文的文件由各部門負(fù)責(zé)起草,，行政人事部負(fù)責(zé)審核，審核無誤后行政辦公室打印,，打印后送回起草部門校對(duì),，校對(duì)無誤方可正式打印，由總經(jīng)理蓋章,，簽發(fā),。

4、 凡寄至公司的文件,、傳真等,，由辦公室簽收并做好相應(yīng)記錄,。

5、 機(jī)密文件由行政人事部主管保管,，辦公室人員對(duì)一般性文件進(jìn)行分類管理,，定期整理并制作相關(guān)報(bào)表提交給部門主管。

6,、 各部門因工作需要可借閱一般性文件,，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對(duì)有密級(jí)程度的文件,，需行政人事主管審批,，總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

7,、 辦公室管理人員對(duì)文件借閱情況進(jìn)行登記,，做好借閱記錄并限期清退。

8,、 按時(shí)間,、內(nèi)容、部門,、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理,，附件、批件,、定稿等資料收集完全,，存檔備案。半年一小清,，年終一大清,。

9、 根據(jù)存檔時(shí)間及存檔的必要性對(duì)文件進(jìn)行銷毀,，需上報(bào)行政人事主管簽字批準(zhǔn),，按照文件管理制度進(jìn)行處理。

第三條 文件管理流程設(shè)計(jì)

1,、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件→審查編號(hào)→審批,、簽發(fā)→打印文件→下發(fā)文件→文件存檔

2、 外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷毀

3,、 借閱流程：提出申請(qǐng)，辦理手續(xù)→批準(zhǔn)→借閱→清退→文件存檔→文件銷毀

技術(shù)文件管理制度篇五

1,、學(xué)校各部門對(duì)學(xué)校以上文件的收發(fā),，傳遞，閱辦,，保管,，存檔要有專人,，做到“三勤”：勤催辦，勤檢查,，勤回收,。各部門、年組取的文件要有專人保管,，并按要求定期交回,。

2、收發(fā)文件有登記,。收到上級(jí)文件后,，由專人拆封，認(rèn)真核對(duì)份數(shù),，統(tǒng)一編號(hào),，及時(shí)登記；向下發(fā)文時(shí),，明確份數(shù),，嚴(yán)格履行發(fā)文登記（簽字）手續(xù)。

3,、傳閱文件有專夾,。做到及時(shí)，準(zhǔn)確,，去向清楚,；達(dá)到“三不”：批閱不積壓，承辦不橫傳,，傳閱范圍不擴(kuò)大,。

4、借閱文件有手續(xù),。借閱秘密文件要嚴(yán)格履行領(lǐng)導(dǎo)簽批,，本人（借閱者）簽字手續(xù)，閱后及時(shí)歸還,。

5,、繳毀文件有清單。對(duì)清繳上來的文件,，按規(guī)定該存檔的存檔,，該上繳的上繳，該銷毀的銷毀,，無論是存檔,，上交或是銷毀，都必須分類列出清單備查,。

6,、存放文件有專柜,。需要繼續(xù)保存的文件，要設(shè)專柜專人分類保管,，存放文件的室內(nèi)要有晝夜值班人員,，確保文件管理安全。

7,、秘密文件不準(zhǔn)與其它公文混存,，更不準(zhǔn)亂放損壞或丟失。丟失者要追查責(zé)任并予以必要的紀(jì)律處分,。

8,、上級(jí)召開會(huì)議由領(lǐng)導(dǎo)帶回的文件，一律交文秘人員登記,，保管干部調(diào)動(dòng)工作,，事先要把文件交清。

技術(shù)文件管理制度篇六

1,、資料室要確定專人負(fù)責(zé)歸檔,、借閱、防火防盜工作,，并將責(zé)任人員名單張貼在資料室入口處,。未經(jīng)責(zé)任人許可，其它人員不得進(jìn)入,。

2,、借閱資料必須取得資料管理員的同意，必須辦理借閱登記手續(xù),，按期歸還,。

3、資料室內(nèi)嚴(yán)禁生明火,，嚴(yán)禁吸煙,。

4、資料管理員要定期檢查和維護(hù)電器及照明線路,，定期檢查電源開關(guān)和電源插座插頭,。

5、資料室內(nèi)要配齊各類消防設(shè)施,，定期檢查并及時(shí)更換,。資料室管理員要熟知消防設(shè)施擺放位置和使用方法。

6,、工作人員離開資料室時(shí),，要鎖好門窗，切斷室內(nèi)一切電源,。

7,、室內(nèi)資料要統(tǒng)一編碼并擺放整齊，室內(nèi)干燥,、通風(fēng)流暢并留足安全通道,。

8、資料室入口處須張貼資料室平面布置和消防設(shè)備位置示意圖,，以及緊急出口示意圖,。

9、資料室安全管理制度需張貼在資料室內(nèi)墻,。

技術(shù)文件管理制度篇七

1,、 技術(shù)文件包括：技術(shù)文件是指公司的產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),、技術(shù)檔案和技術(shù)資料,。

具體包括：

1） 開發(fā)計(jì)劃階段：方案設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)開發(fā)計(jì)劃書,、檢驗(yàn)要求,。

2） 開發(fā)設(shè)計(jì)階段：原理圖、印制版圖,、產(chǎn)品編程手冊(cè),、機(jī)械結(jié)構(gòu)圖、編程器件燒寫文件,、可編程器件源碼,、硬件編程手冊(cè)、軟件安裝包,、驅(qū)動(dòng)程序,。

3） 產(chǎn)品調(diào)試階段：產(chǎn)品調(diào)試手冊(cè)、產(chǎn)品焊裝明細(xì)表,、設(shè)計(jì)評(píng)審記錄表（原理圖和印制板圖）,、產(chǎn)品調(diào)試記錄。

4） 產(chǎn)品維護(hù)階段：設(shè)計(jì)開發(fā)總結(jié),、軟件使用手冊(cè),、產(chǎn)品使用手冊(cè)。

2,、 技術(shù)文件的技術(shù)要求和數(shù)據(jù)等必須符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定要求,。

3、 技術(shù)文件由技術(shù)開發(fā)部等相對(duì)應(yīng)部門編制,，各部門應(yīng)對(duì)技術(shù)文件的準(zhǔn)確性,、合理性負(fù)責(zé)。

4,、 各相關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核和批準(zhǔn),。

5,、 技術(shù)文件的編制必須嚴(yán)格執(zhí)行編制、校對(duì),、審核三級(jí)把關(guān)制度,；明確各級(jí)的責(zé)、權(quán),、利,。

6、 技術(shù)文件應(yīng)保證標(biāo)題欄中的編號(hào),、名稱,、日期，設(shè)計(jì),、校對(duì),、審核、批準(zhǔn)等欄中簽署齊全,，簽署不齊全的技術(shù)文件不得用于生產(chǎn)和歸檔,。

技術(shù)文件管理制度篇八

維修技術(shù)資料、工藝文件管理制度之相關(guān)制度和職責(zé)

1,、技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集汽車維修的法律,、法規(guī)和國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),，具備所承修車型相關(guān)維修技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工藝文件,，確保文件完整并及時(shí)更新，以上資料交由資料管理員保管,。

2,、資料管理員對(duì)所有資料進(jìn)行分類編號(hào)，定期對(duì)資料進(jìn)行盤點(diǎn)并做好記錄,，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),。

3、借用資料時(shí),，資料管理員應(yīng)認(rèn)真,、完整地填寫資料借用登記表。

4,、借用人對(duì)資料必須愛護(hù),，保證資料的完好、整潔,。對(duì)于使用中出現(xiàn)的損壞現(xiàn)象,，應(yīng)主動(dòng)向管理員說明，并酌情賠償。

5,、如資料遺失,，將追究借用人責(zé)任，限期購回此書或及時(shí)復(fù)印此書,，資料管理員對(duì)借用人進(jìn)行遺失登記,，當(dāng)再次出現(xiàn)遺失情況，限制其使用權(quán),，并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

6,、為保證資料內(nèi)容清晰完整,，翻閱資料時(shí)雙手一定要潔凈，凡出現(xiàn)資料破損,，粘上油膩,、不清潔將追究借用人責(zé)任，限制其使用權(quán),。

技術(shù)文件管理制度篇九

生產(chǎn),、研發(fā)

一級(jí)文件

二級(jí)文件

三級(jí)文件

四級(jí)文件

對(duì)物業(yè)管理企業(yè)而言，公司的管理體系,，基本可由以下四個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成:質(zhì)量,、環(huán)境管理體系;營銷管理體系;人事行政管理體系;財(cái)務(wù)管理體系。其分別對(duì)應(yīng)企業(yè)的生產(chǎn),、研發(fā);營銷;人事;財(cái)務(wù)'五種基本職能,。

文件體系分四個(gè)層次，'管理手冊(cè)'為一級(jí)文件,，'程序文件'為二級(jí)文件,，'工作手冊(cè)'為三級(jí)文件，'企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)'為四級(jí)文件,。

質(zhì)量,、環(huán)境管理體系文件

我司提供的質(zhì)量、環(huán)境管理體系文件是將質(zhì)量管理體系與環(huán)境管理體系整合后形成的,。通過認(rèn)證,，符合iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》標(biāo)準(zhǔn)要求,。

質(zhì)量,、環(huán)境手冊(cè):iso9001《質(zhì)量管理體系要求》、iso14001《環(huán)境管理體系》是通用標(biāo)準(zhǔn),，適用于各種行業(yè),、各種組織。因行業(yè)差別，企業(yè),、組織需根據(jù)自身特點(diǎn),，用行業(yè)的語言來理解、描述iso9001,、 iso14001標(biāo)準(zhǔn)條款的要求,，從而產(chǎn)生了企業(yè)的《質(zhì)量、環(huán)境手冊(cè)》,。本企業(yè)編制的《質(zhì)量,、環(huán)境手冊(cè)》章節(jié)號(hào)和iso9001標(biāo)準(zhǔn)基本相同，通過把iso14001條款映射到iso9001結(jié)構(gòu)中,，將其進(jìn)行整合,。《質(zhì)量,、環(huán)境手冊(cè)》是企業(yè)質(zhì)量,、環(huán)境體系的一級(jí)文件，通過閱讀《質(zhì)量,、環(huán)境手冊(cè)》,，可對(duì)物業(yè)管理行業(yè)的服務(wù)理念、組織結(jié)構(gòu),、職責(zé)職權(quán)分配,、資源配備、產(chǎn)品(服務(wù))實(shí)現(xiàn)過程,、環(huán)保節(jié)能,、監(jiān)測分析和改進(jìn)方法等有一個(gè)整體綜合的理解。

程序文件:《程序文件》對(duì)物業(yè)管理活動(dòng)中的重要過程,、重要環(huán)境因素進(jìn)行了識(shí)別,，并告訴每個(gè)過程應(yīng)做什么、什么時(shí)間做,、什么地點(diǎn)做,、由誰來做、為什么要做,，如何做,，即所謂的5w1h。程序文件是質(zhì)量體系中的第二級(jí)文件,。

接管入伙手冊(cè):本手冊(cè)和以下手冊(cè)均為質(zhì)量體系中的第三級(jí)文件,，基本按專業(yè)進(jìn)行劃分。本手冊(cè)詳細(xì)地描述了房屋接管過程與業(yè)主入伙過程的5w1h(比程序文件要詳細(xì)得多),，并提供了部分工作標(biāo)準(zhǔn),、方法,、流程及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)索引等。

工程管理手冊(cè):包含房屋修繕,、業(yè)主裝修管理及設(shè)備管理三部分內(nèi)容,。介紹了土建、設(shè)備,、精裝修管理模式,、制度及運(yùn)作程序。

支持《工程管理手冊(cè)》的文件有《房屋設(shè)備使用指南》,、《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》,、《紅旗設(shè)備檢評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》、《計(jì)量器具檢定方法》,、《節(jié)能環(huán)保指南》五個(gè)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)(四級(jí)文件),。《房屋設(shè)備使用指南》描述主要(重要)房屋設(shè)備的操作方法,、使用規(guī)程、經(jīng)濟(jì)性運(yùn)行措施等內(nèi)容,，《房屋設(shè)備保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)》為我司企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),，按'三級(jí)保養(yǎng)'詳細(xì)敘述保養(yǎng)內(nèi)容及應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)?！豆?jié)能環(huán)保指南》是iso14001體系的作業(yè)指導(dǎo)書,。

清潔綠化手冊(cè):實(shí)施清潔綠化工作的管理手冊(cè)。包括清潔標(biāo)準(zhǔn),、綠化標(biāo)準(zhǔn),、清潔過程控制程序、綠化過程控制程序,、清潔檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn),、綠化檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。

安全護(hù)衛(wèi)手冊(cè):由安全管理,、消防管理,、車輛管理三大部分構(gòu)成。其中物業(yè)管理安全護(hù)衛(wèi)全方位管理,、消防管理中的人防管理,、車輛管理中的轄區(qū)和車場管理。包括部分應(yīng)急情況的處理,，如消防演習(xí),、緊急集合等方面。另對(duì)護(hù)衛(wèi)員的職責(zé),、紀(jì)律,、權(quán)限、著裝方面進(jìn)行詳細(xì)說明。

應(yīng)急手冊(cè):識(shí)別了物業(yè)管理活動(dòng)中可能出現(xiàn)的緊急情況,、災(zāi)害,、事故，并制定了預(yù)防,、反應(yīng)措施及解決方案,。

服務(wù)手冊(cè):廣義上講，物業(yè)公司為業(yè)主及其物業(yè)而進(jìn)行的全部活動(dòng)均稱為服務(wù),，可分為公共服務(wù),、專項(xiàng)服務(wù)和特約服務(wù)。本手冊(cè)中的服務(wù)'是指除基礎(chǔ)性的公共服務(wù)外的`專項(xiàng)服務(wù),、特約服務(wù)及社區(qū)文化活動(dòng),，'客戶'指業(yè)主及物業(yè)使用者等。本手冊(cè)是進(jìn)行專項(xiàng)服務(wù),、特約服務(wù),、家政服務(wù)、社區(qū)文化活動(dòng)及會(huì)所管理的指導(dǎo)性文件,。

人事行政管理體系

行政管理手冊(cè):按照行政管理方法編制而成的,，在公司內(nèi)部管理、資源提供和保障方面作到有文可依,。包括行文規(guī)則,、檔案管理、保密制度,、印章管理,、車輛管理、督辦辦法,、公共關(guān)系,、對(duì)外宣傳等。

人事手冊(cè):文件規(guī)定了公司對(duì)人力資源的需求,、識(shí)別,、招聘、評(píng)估,、培訓(xùn),、考核、續(xù)約,、解聘方面的制度,。對(duì)員工待遇、福利,、檔案方面的管理做出詳細(xì)說明,。

財(cái)務(wù)管理體系

財(cái)務(wù)管理手冊(cè):財(cái)務(wù)管理手冊(cè)是在嚴(yán)格按照國家財(cái)務(wù)管理制度的基礎(chǔ)上編制的適合行業(yè),、企業(yè)的手冊(cè)，包括財(cái)務(wù)人員職責(zé),、財(cái)務(wù)管理,、核算體制、各類費(fèi)用政府標(biāo)準(zhǔn)等,。

營銷管理體系

市場拓展手冊(cè):是企業(yè)開拓市場的指導(dǎo)性文件,。

技術(shù)文件管理制度篇十

第一條、為減少發(fā)文數(shù)量,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況,，特制訂本制度。

第二條,、文件管理內(nèi)容主要包括：上級(jí)函,、電、來文,、同級(jí)函,、電、來文,、企業(yè)上報(bào)下發(fā)的各種文件,、資料,。

第三條,、公文的簽收

1、凡接收公文均由秘書登記簽收后分別轉(zhuǎn)交相關(guān)部門,，在簽收和拆封時(shí),，秘書均需注意檢查封口和郵戳。對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,，對(duì)密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,。

2、對(duì)政府部門發(fā)來的文件,，要進(jìn)行信封,、文件、文號(hào),、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門,，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào),。

第四條,、公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1、凡正式文件均需由秘書根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后分送承辦部門閱辦,，重要文件應(yīng)呈送總經(jīng)理親自閱批后分送承辦部門閱辦,。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,，緊急文件要即閱即辦,。

2、一般函,、電單據(jù)等,，由秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,，應(yīng)同主辦部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理,。

3、為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),，秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理辦公室,，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天,。

第五條、文件的傳閱與催辦

1,、傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍和公共場所,，也不得將文件轉(zhuǎn)借給其他人閱看,。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

2,、閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,，當(dāng)天閱讀完后應(yīng)在下班前將文件交秘書處，閱批文件一般不得超過兩天,，閱后簽名以示負(fù)責(zé),。如有總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”,，秘書應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜,。

3、閱文時(shí)不得抄錄全文,，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù),，以防止丟失泄密,。

4,、文件閱完后應(yīng)送交秘書，切忌橫傳,。

5,、行政秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件,、函電應(yīng)立即指定專人辦理,。不得將文件壓放或分散，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,，并征得秘書同意予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)周轉(zhuǎn)歸檔,。

第六條,、各部門有關(guān)人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門主管簽寫便條,，對(duì)有密級(jí)的文件須秘書同意后方可借閱,。

第七條、借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù),，就地閱看,，按時(shí)歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,，不允許拆卷和在文件上勾畫等,。

第八條、各部門應(yīng)具體指定責(zé)任心強(qiáng)的主管負(fù)責(zé)文件收交,、保管,、保密、催辦檢查工作,。

第九條,、文件的歸檔范圍

凡下列文件統(tǒng)一由行政秘書歸檔：

1,、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)出的報(bào)告,、指示、決定,、決議,、通報(bào)、紀(jì)要,、重要通知,、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和經(jīng)營工作的各類計(jì)劃,、統(tǒng)計(jì),、季度,、年度報(bào)表等。

2,、各種專業(yè)例會(huì)記錄,。

3、企業(yè)召開重要會(huì)議所形成的報(bào)告,、總結(jié),、決議、發(fā)言,、簡報(bào),、會(huì)議記錄等。

4,、有保存價(jià)值的客戶資料及處理結(jié)果,。

5、企業(yè)日志和大事記,。

第十條,、立卷要求

1、文件的立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱,、作者、時(shí)間順序,，分門別類地進(jìn)行整理歸檔,。

2、立卷時(shí),，要求把文件的批復(fù),、正本、底稿,、主件,、附件收集齊全，保持文件,、材料的完整性,。

3、要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則,。重要工作,、重要會(huì)議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔,。

第十一條,、對(duì)于多余、重復(fù),、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,，秘書應(yīng)定期清理造冊(cè)并按行政有關(guān)規(guī)定,，辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

第十二條,、本制度解釋權(quán)歸行政部,。

第十三條、本制度自公布之日起執(zhí)行,。

技術(shù)文件管理制度篇十一

第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件,、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù),特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司,、經(jīng)營,、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書,、公文,、公函,合同、圖紙,影像,、實(shí)物等不同形式的歷史記錄,。

第三條本制度適用于公司各部門。

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用,。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案,、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容,、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理,。

第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種,。

一,、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察,、經(jīng)營管理,、營銷策劃、計(jì)劃管理,、行政廣告和銷售合同,、資產(chǎn)、聲像,、實(shí)物等檔案;

二,、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建,、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料,、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案,。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價(jià)部,、招投標(biāo)采購部,、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員,。

第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)

一,、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管,、利用,、鑒定、銷毀,、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系;

二,、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理,、保管,、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化,、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

三,、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累,、整理和歸檔工作;

四,、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;

五,、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè),。

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有,、拒絕移交;

二,、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé),。

第十一條歸檔要求

一,、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二)歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整,、準(zhǔn)確,、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù),、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范,。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容,、時(shí)間,、背景、作者等信息。

二,、相關(guān)工作要求

(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失,、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;

(三)新成立公司,在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證,、稅務(wù)登記證,、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一,、立卷原則

綜合檔案按性質(zhì),、類別、年限,、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷,。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè);

二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初,。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三,、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一,、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批,。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二,、公司內(nèi)部移交要求:

(一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁清點(diǎn),雙方在每一頁都要簽名確認(rèn),。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù),。(檔案移交登記表格式見附表一)

(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔,。

三、對(duì)調(diào)出,、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案,。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四,、電子檔案管理(略)

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印,。(檔案查詢審批表見附表二)

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶手續(xù),。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)

二,、借閱檔案最長應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;

三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散,、抽換,、圈點(diǎn)、劃線,、涂改或作其它任何標(biāo)記;

四,、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五,、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批各檔案室即可辦理;

六,、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件,。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;

七,、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;

八,、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;

九,、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十,、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用,。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一,、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章,。

第十七條檔案密級(jí)確定與管理

公司檔案密級(jí)分為絕密,、機(jī)密和秘密三類。(密級(jí)事項(xiàng)劃分表見附表四),。密級(jí)檔案保管要求如下:

一,、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三,、屬于公司秘密的文件,、資料和其它物品的制作、收發(fā),、傳遞,、使用、復(fù)制,、摘抄,、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理,、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;

四,、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;

五,、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符,。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;

六,、不準(zhǔn)在私人交往,、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;

七,、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:

(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;

(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;

(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;

(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用,。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)

公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn),、移出、整理,、鑒定,、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì),。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào),、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造,。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五)

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一,、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室,。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案安全;

二,、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水,、防火,、防塵、防蟲,、防有害氣體,、防高溫、防潮,、防霉,、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);

三,、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

四,、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列,、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施,。

第二十條檔案鑒定與銷毀流程

檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀,。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組,。

一、檔案鑒定要求

(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;

(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;

(三)鑒定小組不能單純地從保管期限,、年代或名稱判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存,、毀意見。

二,、檔案銷毀規(guī)定

(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人,。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字;

(三)檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理,、檢索工具調(diào)整等工作,。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請(qǐng),、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔,、長久保存,。

第二十一條檔案保管期限

檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定,。

第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對(duì)于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì),。

第二十三條罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分,。

(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理,、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞,、遺失等;

(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔,、借閱、移交,、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;

(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;

(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等,。

二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄,、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分,。

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表:一,、《檔案移交登記表》

二,、《檔案查詢審批表》

三,、《檔案借閱審批表》

四,、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》

技術(shù)文件管理制度篇十二

為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度,。

本公司文件,、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

1,、行政類:本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度,、規(guī)定,、決定,、決議,、通知,、通報(bào)、請(qǐng)示,、報(bào)告,、批復(fù)、函件,、會(huì)議紀(jì)要,。公司各類證照,。

2,、經(jīng)營業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃,、年度計(jì)劃、經(jīng)營情況,、委托書,、協(xié)議書、合同,、項(xiàng)目方案等,。

3、人事類:勞動(dòng)人事檔案,、勞動(dòng)工資檔案等。

4,、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證,、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等,。

5、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙,、軟件、照片,、光碟,、音像等,。

公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類,、清晰明了,、輕重有別、“一案一號(hào)”,、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào),。

1,、本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語拼音第—個(gè)字母, sxk冠以編號(hào)之首,。

2,、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為: 1行政類; 2經(jīng)營業(yè)務(wù)類; 3人事關(guān)類; 4財(cái)務(wù)類; 5音像類,。

3,、公司文件,、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。

4,、公司文件,、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”,。以“a”代表一般級(jí),“aa”代表重要級(jí),“aaa”代表機(jī)密級(jí),。

“a”一般級(jí)文檔包含:公開發(fā)布的公司經(jīng)營發(fā)展大綱、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營方針,、各類通知和通告,、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話,、一般性會(huì)議紀(jì)錄等,。

“aa”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營項(xiàng)目及決策,、經(jīng)營合同,、公司經(jīng)營情況,、重要項(xiàng)目資料,、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等,。

“aaa”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營發(fā)展大綱,、經(jīng)營戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及決策,、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等,。

5、綜上公司文件,、資料歸檔的編制及編號(hào)為: sxjkg-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí),。

例如:將20xx年第—份歸檔的公開發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號(hào)為: sxk-1-20xx-001-a

1、巳歸檔的公司文件,、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管,。其中:股東會(huì)、董事會(huì),、監(jiān)事會(huì)專項(xiàng)《文檔》由董事會(huì)秘書負(fù)責(zé)保管;人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管,。

2、巳歸檔的公司文件,、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記冊(cè)》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管,。并注意防霉、防濕,、防火,、防蟲蛀,、防丟失。

3,、公司文件,、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)單》,。一般級(jí)公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱,。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,。

4,、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱,。

5,、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫《文檔移交清冊(cè)》,《文檔移交清冊(cè)》一式三份,供移交雙方,、總經(jīng)辦留存,。

1、永久保存:本公司章程,、股東名簿,、股東會(huì)、董事會(huì),、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記要,、公司各類證照、各級(jí)批文,、印鑒,、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證,、債權(quán)債務(wù)憑證,。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃,、年度經(jīng)營總結(jié),、技術(shù)資料、長期項(xiàng)目合同,、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表,、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料,、其它核定須永久保存的文檔,。

2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證,、票據(jù)等按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行,。

3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議,、完結(jié)后的項(xiàng)目方案,、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

4,、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié),、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔,。

1,、原則上,應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。

2,、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀,。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,。

3,、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

4,、《文檔銷毀申請(qǐng)單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請(qǐng)部門,、分公司、控股公司留存,。

本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn),。本公司以及屬下營運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照?qǐng)?zhí)行,。

本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

技術(shù)文件管理制度篇十三

文件資料的歸檔應(yīng)做到分類保存,、編目清晰,、標(biāo)識(shí)明確、裝訂整齊,。資料的填寫應(yīng)做到字跡工整,、簽字齊全、規(guī)范,內(nèi)容正確,。

1)對(duì)外發(fā)文應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),做好收發(fā)文記錄,接收人簽字,。

2)文件包括公司外發(fā)文件、公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件兩部分,。

3)外發(fā)文件的具體要求

公司外發(fā)文件在發(fā)放記錄上注明原件存放處,辦公司室統(tǒng)一標(biāo)識(shí)發(fā)放文件編號(hào),。

4)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件的具體要求

(1)公司內(nèi)發(fā)或傳閱文件在收發(fā)、傳閱記錄上簽字,注明原件存放處,。

(2)建設(shè)單位,、設(shè)計(jì)單位,、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)公司的發(fā)文,由辦公室統(tǒng)一接收,并及時(shí)上報(bào)公司經(jīng)理,由公司經(jīng)理簽署意見。

(3)建設(shè)單位,、設(shè)計(jì)單位,、監(jiān)理單位及其他外部單位對(duì)項(xiàng)目部的發(fā)文,由項(xiàng)目部接收,由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽署意見,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)具體情況上報(bào)公司。

(4)項(xiàng)目發(fā)放施工隊(duì)的文件規(guī)定:

發(fā)放施工隊(duì)的文件,、通知(不含技術(shù)交底),均在項(xiàng)目備案,同時(shí)由發(fā)放責(zé)任人保存原件和發(fā)放記錄,。

1)項(xiàng)目經(jīng)理部按竣工驗(yàn)收條件的規(guī)定,認(rèn)真整理工程竣工資料。

2)竣工資料的內(nèi)容應(yīng)包括:工程技術(shù)檔案,、工程質(zhì)量保證資料,、工程檢驗(yàn)評(píng)定資料、竣工圖,規(guī)定的其它應(yīng)交資料,。

3)竣工資料的整理應(yīng)符合下列要求:

(1)工程技術(shù)檔案的整理應(yīng)始于工程開工,終于工程竣工,真實(shí)記錄施工全過程,可按形成規(guī)律收集,采用表格方式分類組卷,。

(2)工程質(zhì)量保證資料的整理應(yīng)按專業(yè)特點(diǎn),根據(jù)工程的內(nèi)在要求,進(jìn)行分類組卷

(3)工程檢驗(yàn)評(píng)定資料的整理應(yīng)按單位工程、分部工程,、分項(xiàng)工程劃分順序,進(jìn)行分類組卷,。

(4)竣工圖的整理應(yīng)區(qū)別情況按竣工驗(yàn)收的要求組卷。

4)交付竣工驗(yàn)收的施工項(xiàng)目必須有與竣工資料目錄相符的分類組卷檔案,。承包人向發(fā)包人移交由分包人提供的竣工資料時(shí),檢查驗(yàn)證手續(xù)必須完備,。

1)公司全體員工要樹立愛護(hù)公司資料,保守公司秘密的觀念。

2)未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,任何人不得私自拷備或復(fù)印資料,轉(zhuǎn)借他人使用酌情給予處罰,。

3)歸檔的公司文件未經(jīng)公司經(jīng)理同意不得外借;

技術(shù)文件管理制度篇十四

規(guī)范分公司檔案資料的管理工作,。

適用于分公司所有檔案資料的管理工作。

3.1行政部負(fù)責(zé)分公司的文件,、資料的打印,、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案,。

3.2各部門負(fù)責(zé)管理本部門在管理服務(wù)活動(dòng)中形成的各類檔案,。

3.3分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)上報(bào)分公司文件、對(duì)外公開文件的發(fā)放審批工作,。

3.4分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批已過保存期檔案資料的銷毀工作,。

4.1歸檔保存的文件

4.1.1分公司在管理服務(wù)或公務(wù)活動(dòng)中形成的工作計(jì)劃、外來文件,、報(bào)告,、質(zhì)量記錄及與工作有關(guān)的圖表、統(tǒng)計(jì)資料等,。

4.1.2在工作中形成的圖紙,、操作說明書等技術(shù)檔案。

4.1.3在專門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種檔案,如:會(huì)議紀(jì)要、聲像檔案,、工作記錄等專項(xiàng)檔案,。

4.2文件、資料歸檔的要求,。

4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標(biāo)準(zhǔn),。

4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。

4.2.3每類建設(shè)工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對(duì)其文件材料(含有關(guān)圖紙等)完整性,、準(zhǔn)確性,、系統(tǒng)性進(jìn)行鑒定和驗(yàn)收。

4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進(jìn)行科學(xué)分類,、立卷和編號(hào),。

4.2.5案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。

4.3檔案資料的保管,。

4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理,。

4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時(shí),應(yīng)按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

4.3.3底圖除修改,、送曬外,不得外借,。修改后的底圖入庫時(shí),要認(rèn)真檢查其修改、補(bǔ)充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況,。

4.3.4存入膠片,、照片、錄像帶,、軟盤,、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號(hào)順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時(shí)采取復(fù)制,、拷貝,。

4.3.5每年一季度,對(duì)上一年度的各種資料檔案進(jìn)行歸檔,并對(duì)庫藏檔案進(jìn)行清理核對(duì)和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全,。對(duì)破損或載體變質(zhì)檔案,要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時(shí)消殺,。

4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設(shè)施。

4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年,。

4.4檔案資料借閱管理。

4.4.1分公司所有人員都有保護(hù)檔案,、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù),。

4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。

4.4.3在借閱檔案資料時(shí),應(yīng)做到以下幾點(diǎn):

4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;

4.4.3.2要愛護(hù)檔案資料,不得丟失;

4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對(duì)檔案隨意更改,、涂寫;

4.4.4借出和歸還檔案時(shí),應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由資料檔案員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚,。

4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。

4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù),。

4.5檔案鑒定和銷毀

4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理,、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負(fù)責(zé),。

4.5.2檔案鑒定小組的任務(wù):

4.5.2.1負(fù)責(zé)制訂檔案保管期限表;

4.5.2.2對(duì)到期檔案提出存,、毀意見。

4.5.3確定保管期限原則

4.5.3.1對(duì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值(如技術(shù)圖紙,、操作說明書等),并能反映分公司職能活動(dòng)和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存,。

4.5.3.2凡是在一定時(shí)間有利用價(jià)值的檔案分別為長期或短期保存。

4.5.4鑒定工作應(yīng)該每年進(jìn)行一次,由資料管理員在每年1月初提出,。

4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,、不完整,應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)人員負(fù)責(zé)修改和補(bǔ)充。

4.5.6銷毀檔案的程序包括:

4.5.6.1鑒定小組應(yīng)列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報(bào)告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報(bào)告要保存,。

4.5.6.2檔案銷毀時(shí),由行政部經(jīng)理進(jìn)行監(jiān)銷并在銷毀清冊(cè)上簽名,。

4.5.7銷毀檔案資料時(shí),要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定,對(duì)在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

5.1《檔案管理制度》

5.2《保密規(guī)定》

5.3《文件發(fā)放登記表》

5.4《文件借閱登記表》

技術(shù)文件管理制度篇十五

第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定,，結(jié)合我集團(tuán)的實(shí)際情況,，特制訂本制度。

第二條 根據(jù)文件信息依賴存儲(chǔ)介質(zhì)的不同可將文件分為電子版文件和紙質(zhì)版文件,。按性質(zhì)種類區(qū)分：行政類〈有關(guān)規(guī)章制度,、事項(xiàng)決策、通知,、會(huì)議紀(jì)要等〉,，業(yè)務(wù)類〈有關(guān)業(yè)務(wù)合同、客戶函件等經(jīng)營事項(xiàng)〉,，人事類〈有關(guān)人員招聘,、安排、獎(jiǎng)懲等〉,，技術(shù)類〈有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),、工程技術(shù)文件等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉,。具體內(nèi)容主要包括上級(jí)函,、電、來文,，同級(jí)函,、電,、來文，本單位上報(bào)下發(fā)的各種文件資料,、合同,、cad圖、效果圖,、預(yù)結(jié)算文件,、財(cái)務(wù)帳套、資產(chǎn)配套的說明書,、保修卡等,。

第三條 公文的簽收

1.公司所有文件(除領(lǐng)導(dǎo)或各部門訂閱的辦公文件外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封,。在簽收和拆封時(shí),，辦公室文秘需注意檢查封口,對(duì)開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因。

2.對(duì)上級(jí)部門發(fā)來的文件,，要進(jìn)行文件,、文號(hào)、編號(hào)的核定,，如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,，應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)部門，并登記差錯(cuò)文件的文號(hào),。

第四條 公文的編號(hào)保管

辦公室文秘拆封和簽收后應(yīng)及時(shí)附上"文件處理傳閱單",，作分類登記編號(hào)、保管,。 2.本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室文秘進(jìn)行登記編號(hào)保管,，不得個(gè)人保存，如員工工作需要借閱的可復(fù)印或借用,。 第五條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,，由辦公室文秘分送承辦部門經(jīng)理和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送總經(jīng)理(或分管副總經(jīng)理)閱批后分送相關(guān)部門閱辦,。為避免文件積壓誤事,，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。

2.一般性質(zhì)的函,、電,、單據(jù)等，可由辦公室直接分轉(zhuǎn)處理,。如涉及多個(gè)公司或部門會(huì)辦的文件,，由辦公室負(fù)責(zé)與各公司、各部門聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理,。

3.為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),，辦公室文秘應(yīng)在接到文件的當(dāng)天或第二天將文件送到承辦部門經(jīng)理和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門,，應(yīng)按批示次序依次傳閱,，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第六條 文件的傳閱與催辦

1.傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,，不得將有密級(jí)的文件帶回家,、員工宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看,。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容,。

2.閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室文秘,，閱批文件一般不得超過兩天,，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)"批示",、"擬辦意見"辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜,。

3.閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,，如確系工作需要,，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密,。

4.文件閱完后,，應(yīng)交辦公室文秘，切忌橫傳,。

5.辦公室對(duì)文件負(fù)有催辦,、檢查、督促的責(zé)任,，承辦部門接到文件,、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,，如需備查,，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后,，予以復(fù)印或摘抄,，原件應(yīng)及時(shí)歸檔。

6.按照閱文范圍,，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,，或由辦公室通知到單位閱文。

第七條 發(fā)文的規(guī)定

1.單位上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中在集團(tuán)辦公室,、集團(tuán)人事,、各分公司辦公室,，其他部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件,。如若確屬工作合作關(guān)系,、可發(fā)送工作聯(lián)系單。 2.部門需要向上反映匯報(bào)重要工作或向下安排布置重要工作要求發(fā)文時(shí)應(yīng)分別向集團(tuán)辦公室,、各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文,，方可擬定發(fā)文,。

3.對(duì)單位影響較大，涉及多個(gè)以上領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)班子研究決定后批準(zhǔn)簽發(fā),。其余文件均由主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

第八條 發(fā)文的范圍：

1.凡是以集團(tuán)辦公室,、集團(tuán)人事部,、各分公司辦公室名義發(fā)出的文件、通告,、決定,、決議、請(qǐng)示,、報(bào)告,、編寫的會(huì)議紀(jì)要，均屬發(fā)文范圍,。

2.集團(tuán)或各分公司辦公室下發(fā)文件主要用于：

(1)公布單位規(guī)章制度,；

(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的文件；

(3)公布單位組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)或人事任免事項(xiàng),；

(4)公布單位重大生產(chǎn),、技術(shù)、管理,、行政,、生活福利等工作的決定；

(5)發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào),；

(6)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào),、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定,；

(7)其他有關(guān)重大事項(xiàng),；

3.集團(tuán)各單位日常生產(chǎn)、技術(shù),、管理工作中,，有關(guān)圖紙,、技術(shù)文件、效果圖修改,、審批工作,、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,，由各部門書面或口頭自行通知執(zhí)行,，一般不用發(fā)文。

第九條 發(fā)文程序規(guī)定：

1.各部門需要發(fā)文,，應(yīng)事先向集團(tuán)或各分公司辦公室提出發(fā)文申請(qǐng),；

2.集團(tuán)或各分公司辦公室同意發(fā)文后，主辦部門應(yīng)以不違反國家法令,，上級(jí)指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿,；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到情況確實(shí),、觀點(diǎn)鮮明,、條理清楚、層次分明,、文字簡煉,、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)正確、書寫工整,。

4.文稿擬好后,，擬搞人應(yīng)填發(fā)文申請(qǐng)單，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題,、發(fā)送范圍,、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,。

5.辦公室應(yīng)根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示和有關(guān)制度規(guī)定,，對(duì)文稿進(jìn)行審查和修改。對(duì)涂改不清,、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重,、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿,；

6.經(jīng)辦公室審查修改后的文稿,，送分管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對(duì)文稿內(nèi)容負(fù)責(zé))；

7.對(duì)審核時(shí)修改較多,，有礙打印和存檔的文稿,，應(yīng)由擬搞部門重新整理寫清楚,；

8.需經(jīng)會(huì)簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會(huì)簽部門會(huì)簽,；

9.文稿審核會(huì)簽后,，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā)；

10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交辦公室文秘統(tǒng)一編號(hào)送辦公室打??；

11.文件打印初稿，應(yīng)由擬稿人校對(duì),，并簽名,；

12.文件打字后，由辦公室派專人按數(shù)印刷,，再由辦公室文秘分發(fā)并檢查發(fā)文的落實(shí)情況,，向辦公室主任匯報(bào)文件抵達(dá)情況。

第十條 各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件,，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽寫,，辦公室主任簽字，并填寫文件借閱單,，對(duì)有密級(jí)的文件須分管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任同意后方可借閱,。

第十一條 借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看,，按時(shí)歸還,。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等,。

第十二條 辦公室主任對(duì)承辦的公文應(yīng)抓緊催辦,，應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作,。(一般為月底一小清,，季末一中清、年終一總清),。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,。

第十三條 文件的歸檔范圍：

1.凡下列文件統(tǒng)一分別由各公司辦公室文秘負(fù)責(zé)歸檔：

(1)政府部門來文,，包括上級(jí)對(duì)單位報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù),；

(2)集團(tuán)或各分公司辦公室發(fā)出的報(bào)告,、指示、決定、決議,、通報(bào),、紀(jì)要、重要通知,、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì),、季度、年度報(bào)表等,；

(3)公司及部門各種會(huì)議記錄,；

(4)公司組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié),、決議,、發(fā)言、簡報(bào)等,；

(5)有保存價(jià)值的來信來訪記錄及處理結(jié)果；

(6)參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件,、資料及本單位在會(huì)上匯報(bào)材料等,；

(7)政府領(lǐng)導(dǎo)同志來單位檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,，以及本單位向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料,；

(8)反映本單位生產(chǎn)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及領(lǐng)導(dǎo)工作等的音,、像攝制品,；

(9)工作日志和公司大事記；

(10)單位向上級(jí)請(qǐng)示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料,。

2.各部門日常工作中形成的活動(dòng)資料,，由各部門負(fù)責(zé)立卷歸檔。

第十四條 立卷要求

1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容,、名稱,、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔,。

2.立卷時(shí),，要求把文件的批復(fù)、正本,、底稿,、主件、附件收集齊全,，保持文件,、材料的完整性。

3.要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作,、重要會(huì)議形成的文件材料,，要及時(shí)立卷歸檔。

4.上年度形成的文件材料,，要求在下年度7月份以前整理完

第十五條 文件的時(shí)效性

是指文件內(nèi)容在一定時(shí)間階段是有效的,，超過這個(gè)時(shí)間段，該文件上記載的信息則是無效的,，只供備查使用,。超過時(shí)效性且無保存價(jià)值的文件。進(jìn)入文件的銷毀管理程序,。 第十六條 文件銷毀流程

對(duì)于多余,、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件（紙張）,，辦公室應(yīng)定期責(zé)成相關(guān)職能部門辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù),，認(rèn)真填寫文件資料銷毀申請(qǐng)表，對(duì)無價(jià)值文件進(jìn)行銷毀,，并登記造冊(cè),。 第十七條 文件銷毀要求

經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)在檔案管理員和資料分管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室主任的共同監(jiān)督下銷毀,。對(duì)銷毀的檔案,，必須化為紙漿或焚毀，不準(zhǔn)出賣和作它用,。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊(cè)”上簽字,，以示負(fù)責(zé)，未經(jīng)審批,，任何人不得私自銷毀檔案材料,。